Von der Modellierung und Automatisierung bis hin zur Echtzeitüberwachung und Datenverwaltung – alles, was Sie über Business Process Management Software (BPMS) wissen müssen, und wie das X4 BPMS von SoftProject diese Funktionen umsetzt.
Demo buchen Ein BPMS ist für jedes digitale Unternehmen unverzichtbar. In diesem Leitfaden erläutern wir, was eine gute Business Process Management Software ausmacht, wie sie Modellierung, Automatisierung und Überwachung über den gesamten Prozesslebenszyklus hinweg miteinander verbindet und warum vertrauenswürdige Daten – und die Daten-Governance Das, was ihn absichert – das ist es, was einen Prozess, der einfach läuft, von einem Prozess unterscheidet, auf den man sich verlassen kann.Was ist ein BPMS?
BPMS ist die Abkürzung für „Business Process Management Software“ (oder „Suite“). Ein BPMS unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern – von der anfänglichen Konzeption und Modellierung bis hin zur Ausführung und Automatisierung. Diese übergreifende Disziplin wird als „Business Process Management“ (BPM) bezeichnet. Das Analystenunternehmen Gartner hat darüber hinaus den Begriff „Intelligent Business Process Management Suite“ (iBPMS) für Plattformen geprägt, die um intelligente Funktionen wie Echtzeitanalysen und -überwachung erweitert sind. Ein BPMS besteht in der Regel aus mehreren Komponenten, die zusammenarbeiten, um den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses zu verwalten. Zu den Kernfunktionen gehören die Prozessmodellierung, bei der ein Prozess zusammen mit seinen Aktivitäten, Entscheidungspunkten, Zuständigkeiten und Ablaufbedingungen grafisch erfasst und dokumentiert wird; die Prozessautomatisierung, die Aufgaben an Personen oder Systeme delegiert, Daten zwischen Anwendungen austauscht und regelbasierte Entscheidungen trifft; die Prozessüberwachung und -steuerung, die den Status und die Leistung laufender Prozesse in Echtzeit verfolgt, damit Engpässe und SLA-Verstöße erkannt und behoben werden können; sowie die Prozessoptimierung, die Analysen und Berichte in konkrete Verbesserungen bei Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit umsetzt.Was soll mit dem Geschäftsprozessmanagement erreicht werden?
Als Technologiepaket kann ein BPMS Process Mining (Analysewerkzeuge, die über Soll-Ist-Vergleiche hinausgehen, um das „Warum“ hinter dem Prozessverhalten zu erklären), einen Prozessdesigner und -modellierer (in der Regel auf Basis des Standards „Business Process Model and Notation“, BPMN 2.0 ), eine Prozess-Engine, die die modellierten Prozesse ausführt und automatisiert, eine Regel-Engine zur Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsregeln sowie die Überwachung von Geschäftsaktivitäten zur Erfassung kritischer Leistungsindikatoren in Echtzeit vereinen.
Welche Ziele genau das BPM verfolgt, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Das grundlegende Ziel besteht stets darin, Geschäftsprozesse zu kennen, zu verstehen und auf die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder abzustimmen. Dabei werden bestehende Prozesse analysiert, Ineffizienzen identifiziert und gezielte Änderungen vorgenommen, um sowohl die Effektivität als auch die Effizienz zu verbessern. Mit der richtigen Business Process Management Software können Teams ihre Prozesse gezielt planen, steuern und optimieren – während die Software gleichzeitig die Systemintegration und die Automatisierung von Aufgaben unterstützt.
Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen (beispielsweise mittels Robotic Process Automation) können Arbeitsabläufe automatisch ablaufen, wodurch Mitarbeiter von monotonen, zeitaufwändigen Aufgaben entlastet werden und sich wertschöpfenden Tätigkeiten widmen können. Alles läuft transparent ab und wird automatisch dokumentiert, was es Unternehmen wiederum ermöglicht, sich kontinuierlich zu verbessern, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Auch hier kommt es auf klare Zuständigkeiten an: Die Festlegung eines Geschäftsprozessverantwortlichen für jeden Prozess sorgt dafür, dass die Optimierung nicht dem Zufall überlassen bleibt, sondern nachvollziehbar erfolgt.
Wo wird ein BPMS eingesetzt?
Business-Process-Management-Lösungen kommen in nahezu allen Branchen zum Einsatz, von mittelständischen bis hin zu großen Unternehmen. Besonders verbreitet sind sie in der Fertigung und Produktion, wo sie Abläufe automatisieren und optimieren; im Gesundheitswesen, um Prozesse zu rationalisieren, die Versorgungsqualität zu verbessern und Kosten zu senken; im Bank- und Finanzwesen, um durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten die Effizienz zu steigern; in der Telekommunikation, um die Verwaltung des Kundenservices zu automatisieren; sowie im Einzelhandel und bei Konsumgütern, um den steigenden Kundenerwartungen gerecht zu werden und durch digitalisierte Prozesse Kosten einzusparen.
Inwiefern unterstützt ein BPMS die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet eine Technologie, die wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben mithilfe von Software-Robotern automatisiert, die festgelegte Schritte selbstständig ausführen. RPA eignet sich besonders gut für Prozesse mit hohem Wiederholungsgrad, die andernfalls manuell ausgeführt würden. Durch die Integration von RPA in Ihre Business Process Management Software können Sie diese Aufgaben automatisieren und die Effizienz auf breiter Front steigern.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Da Softwareroboter stets denselben Regeln folgen, werden menschliche Fehler minimiert, und da sie weitaus schneller arbeiten als Menschen, verkürzen sich die Durchlaufzeiten der Prozesse. Ein BPMS unterstützt RPA auf verschiedene Weise – durch die Integration spezieller RPA-Tools, die einzelne Schritte automatisch ausführen, durch ein Workflow-Management, das Prozesse plant, steuert und überwacht und RPA dort einbindet, wo sie einen Mehrwert schafft, sowie durch die automatische Dokumentation jedes Prozesses, sodass stets klar ist, welche Schritte von Menschen und welche von Robotern ausgeführt wurden. Das Ergebnis sind schnellere, konsistentere und fehlerärmere Abläufe.
Warum Data Governance im Mittelpunkt Ihres BPMS stehen sollte
Ein Prozess ist immer nur so gut wie die Daten, die durch ihn fließen. Automatisierte Workflows treffen Entscheidungen, leiten Fälle weiter und lösen nachfolgende Aktionen auf der Grundlage der ihnen zur Verfügung stehenden Daten aus – sind diese Daten also inkonsistent, doppelt vorhanden oder schlecht definiert, automatisiert ein BPMS den Fehler lediglich schneller. Aus diesem Grund ist Data Governance nicht mehr nur eine Aufgabe des Backoffice , sondern eine Voraussetzung für eine zuverlässige Prozessautomatisierung.
Eine solide Daten-Governance bietet Ihren Prozessen eine einzige, vertrauenswürdige „Version der Wahrheit“, auf deren Grundlage Sie handeln können. Wenn Stammdaten durch Stammdatenmanagement zu einem „Golden Record“ konsolidiert werden, wenn Datenbestände in einem Datenkatalog auffindbar und nachvollziehbar gemacht werden und wenn eine geregelte Datenplattform die gesamte Datenlandschaft untermauert, profitieren Ihre Geschäftsprozesse von dieser Zuverlässigkeit. Geregelte Daten bedeuten automatisierte Entscheidungen, die Sie verteidigen können, Prüfpfade, die einer genauen Überprüfung standhalten, und Analysen, denen Sie tatsächlich vertrauen können.
SoftProject vereint beide Welten auf einer Plattform: In derselben Umgebung, in der Ihre Prozesse modelliert und ausgeführt werden, werden auch die Daten verwaltet, auf denen diese Prozesse basieren – durch MyDataCatalogue „for“ für Katalogisierung und Data Lineage sowie „dataspot. for“ für geschäftsorientierte Daten-Governance. Anstatt Governance erst nachträglich anzufügen, verstärken sich Prozessautomatisierung und Daten-Governance von Anfang an gegenseitig.
Ein Blick in X4 BPMS: die SoftProject-Suite für das Geschäftsprozessmanagement
BPM s (X4 BPMS) bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um Geschäftsprozesse zu modellieren, technisch umzusetzen, direkt auszuführen und im Betrieb zu überwachen. Lang laufende Prozesse werden im Designer grafisch modelliert und zustandsabhängig auf dem BPM Server ausgeführt. Die im Designer erstellten Geschäftsprozesse koordinieren die vom integrierten Enterprise Service Bus (ESB) bereitgestellten Dienste. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und leistungsstarken Werkzeugen unterstützt die Software die Modellierung und Verwaltung über den gesamten Prozesslebenszyklus hinweg.
Modellierung von Prozessen mit X4 BPMS
Im „ BPM Designer“ werden lang andauernde, zustandsbehaftete Prozesse per Drag & Drop im BPMN 2.0 Notationsstandard und mit technischen Prozessen verknüpft. Geschäftsprozesse bilden die Brücke zwischen der geschäftlichen Seite und deren Umsetzung, und die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche ermöglicht es Teams aus verschiedenen Abteilungen, eng zusammenzuarbeiten und Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Sobald alle technischen Prozesse verknüpft und die Dienste auf dem integrierten ESB modelliert sind, kann der Geschäftsprozess direkt getestet und ausgeführt werden. Sie können Ihre Prozesse auf BPMN-Konformität, fehlerfreie Konfiguration und anhand Ihrer eigenen benutzerdefinierten Prüfregeln validieren.Prozessautomatisierung für mehr Produktivität
Eine systematische, zentral zugängliche und aktuelle Prozessdokumentation schafft ein gemeinsames Verständnis dafür, wie die Abläufe funktionieren – und bildet die perfekte Grundlage für ein systematisches Qualitätsmanagement nach dem prozessorientierten Ansatz der Norm ISO 9001. Mit der X4 BPMS- Control Center erhalten Sie eine umfassende Prozessdokumentation, die stets den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsprozesse widerspiegelt und auf jeden verknüpften technischen Prozess verweist.Prozesslandschaften orchestrieren
Prozesse, die sich entlang der Wertschöpfungskette über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg erstrecken, bestehen häufig aus Teilprozessen mit sehr unterschiedlicher Komplexität. Um diese zu koordinieren, können Sie mit dem X4-BPM-Designer übergeordnete Prozessmodelle oder Prozesslandschaften definieren, in denen alle relevanten Bausteine miteinander verknüpft sind. Dank der zentralen Verwaltung von Prozessmodellen und der Unterstützung durch iBPMS-Funktionen wird die unternehmensweite Zusammenarbeit gestärkt, und die Plattform ist darauf ausgelegt, die digitale Transformation voranzutreiben und das Projektmanagement zu unterstützen. Mit Prozesslandkarten behalten Sie den Überblick über komplexe Prozesslandschaften und können unterschiedliche Sichten darstellen – beispielsweise für Fachabteilungen oder für die IT.Eine BPM-Engine für automatisierte Geschäftsprozesse
Der BPM-Server führt die modellierten Prozesse zuverlässig und zustandsabhängig aus und koordiniert dabei Teilprozesse sowie die über den ESB bereitgestellten Dienste. Hier werden Modelle zu laufenden Abläufen: Aufgaben werden verteilt, Systeme werden integriert und lang andauernde Prozesse werden ohne Zustandsverlust bis zum Abschluss durchgeführt – die Grundlage für zuverlässige, durchgängige Automatisierung.Prüfung und Verarbeitung von Daten anhand von Regeln mit der Rules Engine
Mit dem Add-on „Rules Engine“ für X4 BPMS lassen sich Geschäftsprozesse durch frei definierbare Geschäftsregeln steuern. Eingehende Datenströme oder Dokumente werden auf Konsistenz, Vollständigkeit, Überschreitung von Schwellenwerten und vieles mehr geprüft. Anwender können die Ergebnisse statistisch auswerten, einzelne Fälle manuell zur Klärung weiterleiten und die gespeicherten Regeln bei Bedarf neu parametrisieren – und da Regeln als einfache Tabellenkalkulationen definiert und importiert werden können, bleibt diese Kontrolle in den Händen derjenigen, die den Prozess kennen. Dies ist zudem ein natürlicher Punkt, an dem Prozessautomatisierung auf Daten-Governance, indem die Datenqualität bereits bei der Eingabe der Daten in den Prozess sichergestellt wird.Überwachung von Geschäftsprozessen
Das X4 BPMS von SoftProject bietet individuelle Dashboards mit Prozess-KPIs, die den aktuellen Ist-Zustand in Echtzeit visualisieren. Mit Web-Apps können Sie Schnittstellen erstellen, über die jede Abteilung mit dem Prozess interagiert und bei Bedarf eingreift. Haben Sie Ihre Prozesse bereits digitalisiert? Dann nutzen Sie das X4 BPMS für Process Monitoring, und nutzen Sie die Daten, die Sie durch die Überwachung sammeln, für die nächste Optimierungsrunde.BPMS als Teil der SoftProject-Plattform
Ein BPMS entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn es nicht als isoliertes System betrieben wird. SoftProject vereint Prozessautomatisierung mit Daten-Governance, Integration und KI-Unterstützung auf einer einzigen Plattform, sodass die Prozessebene und die Datenebene nahtlos zusammenarbeiten. Das Portfolio vereint X4 BPMS für die Low-Code-Prozessautomatisierung mit über 200 vorgefertigten Adaptern, einem integrierten ESB und BPMN 2.0; Phoenix für die Integration und das Governance-Management bei der Ausführung in Unternehmen; dataspot. für geschäftsorientierte Datenverwaltung und Datenherkunft; und MyDataCatalogue zur Katalogisierung und zum Verständnis Ihrer Datenbestände. Aufgeteilt auf die vier Säulen der Plattform — Data Governance, Integration, Automatisierung und AI Enablement — ein BPMS ist nicht mehr nur ein eigenständiges Tool, sondern wird zur Ausführungsmaschine eines geregelten, vernetzten Informationssystems. Wenn Sie sehen möchten, wie diese Elemente im Zusammenhang mit einem konkreten Geschäftsziel zusammenpassen, dann ist das Herausforderung im Bereich Geschäftsprozessmanagement und die Herausforderungen im Enterprise Architecture Management sind gute Ansatzpunkte.Ihr Einstieg in das Geschäftsprozessmanagement
Studien belegen immer wieder, dass durchschnittlich 20 bis 30 Prozent der Produktivität durch schlechte oder ineffektive Prozesse verloren gehen. Wissen Sie, wo in Ihrem Unternehmen das ungenutzte Potenzial liegt? Eine professionelle Prozessüberwachung mit SoftProject X4 BPMS hilft Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten – und da Prozess- und Daten-Governance auf derselben Plattform vereint sind, basieren die von Ihnen vorgenommenen Verbesserungen rest auf Daten, denen Sie vertrauen können. Wir beraten und begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zu Prozessexzellenz.
Als Chief Technology Officer treibt Wolfgang Wiesner seit Mai 2025 die technologische Weiterentwicklung von SoftProject voran. Sein Schwerpunkt liegt auf zukunftssicheren Architekturen, technologischer Exzellenz und der erfolgreichen Umsetzung innovativer IT-Lösungen.
Die wichtigsten Begriffe aus dem Bereich BPM auf einen Blick
- Geschäftsprozess
- Eine Abfolge einzelner Aktivitäten, die Schritt für Schritt durchgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen, und die in der Regel in Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse unterteilt sind.
- Geschäftsprozessmanagement (BPM)
- Ein Ansatz zur zielorientierten Identifizierung, Modellierung, Durchführung, Überwachung und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse einer Organisation, der nicht nur technische, sondern auch organisatorische und strategische Fragen berücksichtigt. Zur Digitalisierung und Automatisierung BPM er Aufgaben wird häufig professionelle Software eingesetzt.
- Prozessmodellierung
- Erstellung eines visuellen Modells eines Prozesses, um diesen zu verstehen und zu optimieren, Engpässe oder ineffiziente Schritte aufzudecken und den Teams eine gemeinsame Grundlage zu bieten.
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Die Implementierung automatisierter Schritte innerhalb eines Prozesses, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern, wodurch Zeit und Ressourcen eingespart werden und die Ausführung schneller und einheitlicher erfolgt.
- Process Monitoring
- Einen Prozess kontinuierlich zu beobachten, um sicherzustellen, dass er effizient abläuft und rechtzeitig angepasst werden kann, sodass Probleme frühzeitig erkannt werden und Verbesserungen mit den sich ändernden Anforderungen Schritt halten.
- Geschäftsregeln
- Spezifische Regeln, die innerhalb eines Prozesses befolgt werden müssen, um dessen korrekten und einheitlichen Ablauf zu gewährleisten; sie tragen zur Standardisierung und Automatisierung von Prozessen bei und sorgen dafür, dass Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
- Daten-Governance
- Die Richtlinien, Rollen und Werkzeuge, die dafür sorgen, dass Daten vertrauenswürdig, klar definiert und konform sind – das Fundament, auf dem eine zuverlässige Prozessautomatisierung aufbaut.
Häufig gestellte Fragen
Wofür steht die Abkürzung BPMS?
BPMS steht für „Business Process Management Software“ (auch als „Business Process Management Suite“ bezeichnet) – eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu entwerfen, zu modellieren, zu automatisieren, auszuführen und zu überwachen.
Was ist der Unterschied zwischen BPM und einem BPMS?
BPM (Business Process Management) ist die Disziplin, die sich mit der kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe in einer Organisation befasst. Ein BPMS ist die Software, mit der diese Disziplin in die Praxis umgesetzt wird – sie bietet die Funktionen zur Modellierung, Automatisierung, Ausführung und Überwachung, um dies in großem Maßstab zu realisieren.
In welchem Zusammenhang steht ein BPMS mit der Datenverwaltung?
Ein BPMS automatisiert Entscheidungen und Maßnahmen auf der Grundlage der Daten, die einen Prozess durchlaufen, sodass die Qualität dieser Daten die Qualität des Ergebnisses bestimmt. Durch die Kombination eines BPMS mit Data Governance – Stammdatenmanagement, einem Datenkatalog und einer geregelten Datenplattform – wird sichergestellt, dass Prozesse auf der Grundlage vertrauenswürdiger, klar definierter Daten ablaufen.
Unterstützt X4 BPMS BPMN 2.0 und RPA?
Ja. X4 BPMS modelliert Prozesse nach dem BPMN 2.0-Standard und unterstützt die Integration von Robotic Process Automation (RPA), sodass Sie menschliche Aufgaben, automatisierte Dienste und Software-Roboter in einem einzigen, geregelten Workflow kombinieren können.
