Digitalisierung von Unternehmen: 5 Mythen, die Projekte bremsen

Wie man Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung ausräumt – und eine Strategie entwickelt, die tatsächlich einen Mehrwert schafft.

Sie möchten mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens beginnen oder bereits laufende Maßnahmen vorantreiben, doch Kollegen, Mitarbeiter und sogar Führungskräfte bringen immer wieder Einwände vor. In diesem Artikel werden die fünf Argumente behandelt, die am häufigsten gegen Projekte zur digitalen Transformation vorgebracht werden – und warum die Fakten keines davon stützen. Nutzen Sie diese Argumente, um auf Kritik zu reagieren und ein Plädoyer zu entwickeln, das auch in einer Budgetbesprechung Bestand hat.

Seit diese Einwände erstmals formuliert wurden, hat sich eine Sache geändert, die sich durch alle folgenden Abschnitte zieht: Der Engpass liegt nicht mehr in der Technologie, sondern in den Daten. Ein Prozess, den man nicht nachvollziehen kann, der auf Daten basiert, die man nicht erklären kann, führt zu einer Automatisierung, die niemand absegnet. Deshalb muss Data Governance nun vom ersten Tag an Teil der Strategie zur digitalen Transformation sein und darf nicht erst nach der Inbetriebnahme nachträglich angefügt werden.

Was die digitale Transformation für ein Unternehmen tatsächlich bedeutet

Die Digitalisierung von Unternehmen beschreibt den wachsenden Anteil der Geschäftstätigkeit, der auf digitalen statt auf manuellen Prozessen basiert. Sie bildet die Grundlage für die digitale Transformation, bei der Unternehmen ihre Arbeitsweise und ihre Struktur an ein digitales Betriebsmodell anpassen. Im Mittelpunkt dieses Wandels stehen sowohl die interne Organisation als auch die Interaktion mit den Kunden.

Künstliche Intelligenz und damit verbundene Technologien spielen bei der Optimierung dieser Prozesse eine entscheidende Rolle. Manuelle Aufgaben lassen sich automatisieren und messbar effizienter gestalten. Unternehmenssoftware ermöglicht es, verschiedene Prozesskategorien durchgängig miteinander zu verknüpfen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern – was den Digitalisierungsgrad im Unternehmen erhöht und sich in den meisten Fällen positiv auf den Umsatz auswirkt.

Die Erwartungen der Kunden sind der zweite Treiber. Die Kundenbedürfnisse beeinflussen geschäftliche Entscheidungen heute weitaus direkter als noch vor einem Jahrzehnt, und durch den intelligenten Einsatz von Daten und KI können Unternehmen personalisierte Dienstleistungen in einem Umfang anbieten, den manuelle Arbeit nicht erreichen kann.

Was sich in jüngster Zeit verändert hat, ist die Frage, wo die Einschränkung liegt. Für die meisten Unternehmen ist nicht mehr die Technologie der begrenzende Faktor – sondern die Daten. KI-Modelle liefern bei undefinierten Daten unbrauchbare Ergebnisse. Die Aufsichtsbehörden erwarten auf Anfrage eine Nachverfolgbarkeit der Datenherkunft. Geschäftsanwender weigern sich, einem Dashboard zu vertrauen, dessen Zahlen sie nicht bis zur Quelle zurückverfolgen können. Eine Strategie zur digitalen Transformation, die Prozesse automatisiert, ohne die ihnen zugrunde liegenden Daten zu regeln, automatisiert lediglich die bestehende Verwirrung – nur noch schneller.

Vorteile der digitalen Transformation

• Höhere Effizienz: Manuelle Prozesse werden automatisiert und beschleunigt, wodurch der Durchsatz gesteigert wird, ohne dass mehr Personal eingestellt werden muss.
• Geringere Kosten: Automatisierte Prozesse binden weniger Personal und weniger Ressourcen, wodurch sich die Gesamtbetriebskosten senken lassen.
• Bessere Entscheidungen: Digitale Tools erfassen und werten große Datenmengen aus und liefern der Unternehmensleitung so Fakten statt Anekdoten.
• Verbesserter Kundenservice: Über digitale Kanäle können Unternehmen ihre Kunden schneller erreichen und ihnen einen besseren Service bieten.
• Flexibilität: Geschäftsprozesse lassen sich von überall und zu jeder Zeit verwalten.
• KI-Reife: Kontrollierte, gut beschriebene Daten sind die Voraussetzung für jeden KI-Anwendungsfall, der einer Prüfung standhalten muss.

Häufige Herausforderungen bei der digitalen Transformation

• Technologiekosten: Die Umsetzung kann erhebliche Anfangsinvestitionen erfordern.
• Einführung: Die Umstellung auf neue Tools und Prozesse stellt für einen Teil der Belegschaft eine echte Herausforderung dar.
• Datensicherheit: Ein größerer digitaler Fußabdruck erhöht das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenverlusten.
• Technologieabhängigkeit: Ausfälle haben schwerwiegendere Folgen, wenn der Betrieb auf digitalen Systemen basiert.
• Unkontrollierte Daten: Die Herausforderung, die die meisten Programme zum Scheitern bringt – doppelte Stammdaten, undokumentierte Definitionen, fehlende Rückverfolgbarkeit, fehlende Zuständigkeiten.

Warum die Daten-Governance darüber entscheidet, ob die Strategie zum Erfolg führt

Wenn Sie drei Abteilungen nach dem „Umsatz des letzten Quartals“ fragen, erhalten Sie oft drei unterschiedliche Zahlen. Keine davon ist in ihrem jeweiligen System falsch; sie basieren lediglich auf unterschiedlichen Definitionen, die rest , und die niemand jemals miteinander abgeglichen hat. Überträgt man dies auf das gesamte Unternehmen, so übernimmt jeder automatisierte Prozess diese Unklarheit.

Ein Data-Governance-Rahmenwerk behebt vier Probleme, die kein Projekt zur Prozessautomatisierung allein lösen kann:

• Verantwortlichkeit: Für jeden Datenbereich ist eine namentlich benannte Person verantwortlich, sodass Fragen an eine bestimmte Stelle gerichtet werden können.
• Definitionen: Geschäftsbegriffe werden einmalig in der Sprache dokumentiert, die das Unternehmen tatsächlich verwendet, und überall darauf verwiesen.
• Herkunft: Jede Zahl lässt sich vom Bericht bis zu dem System zurückverfolgen, aus dem sie stammt – genau das verlangen Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden.
• Qualität hat Vorrang: Die Daten werden bereits bei der Eingabe validiert und nicht erst drei Wochen später in einer Tabellenkalkulation korrigiert.

SoftProject deckt diese Ebene mit „dataspot“ ab , das für geschäftsorientierte Governance und Lineage sorgt, sowie mit „MyDataCatalogue“ als Katalog, in dem diese Definitionen gespeichert sind. Beide ergänzen die Prozessautomatisierung, anstatt sie zu ersetzen – und genau darum geht es.

„Die Automatisierung eines nicht geregelten Prozesses beseitigt das Problem nicht. Sie vergrößert es nur.“

Der REST dieses Artikels geht auf die fünf Einwände ein, die Sie am ehesten zu hören bekommen, und zeigt, was die wissenschaftlichen Erkenntnisse zu jedem einzelnen sagen.

„Führt die Digitalisierung zum Verlust von Arbeitsplätzen?“

Versicherungswesen, Fertigung, Energiewirtschaft, Logistik, Dienstleistungen, Einzelhandel, Tourismus – die digitale Transformation betrifft jede Branche und jedes Unternehmen. Manche früher, manche später, aber keines bleibt davon verschont. Wenn ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben will, führt kein Weg daran vorbei. Was bedeutet das also für die Arbeitsplätze, und was steckt hinter der Behauptung, dass die Digitalisierung Millionen von Menschen ihren Lebensunterhalt kostet?

Die Fakten sprechen eine andere Sprache. Neue Technologien eröffnen neue Geschäftsmodelle, neue Dienstleistungen und neue Produkte. Sie stärken die Marktposition und sichern die Zukunftsfähigkeit der Arbeitgeber. Unternehmen können damit bestehende Arbeitsplätze sichern und neue schaffen.

Die Digitalisierung steigert die Produktivität, indem sie Abläufe synchronisiert, die Kommunikation verbessert und Prozesszyklen verkürzt. Als Innovationstreiber unterstützt sie zudem die Entwicklung, Vermarktung und den Verkauf neuer Produkte und Dienstleistungen – die zu geringeren Kosten angeboten werden können, da die dahinterstehenden Prozesse automatisiert sind. Dadurch wird verhindert, dass Arbeitsplätze und Aufträge in Niedriglohnländer abwandern. Neue Angebote schaffen neue Nachfrage, und neue Nachfrage erhöht den Personalbedarf.

Eine Studie des Kölner Instituts für Wirtschaftsforschung kommt zu dem gleichen Ergebnis: Über alle Branchen hinweg schafft die fortschreitende Digitalisierung unter dem Strich mehr Arbeitsplätze, als sie abbaut. Eine Analyse von Bain & Company ergab, dass digitale Vorreiter in der Industrie rund 50 Prozent schneller wachsen als ihre Wettbewerber und bis zu 30 Prozent profitabler sind.

„Unternehmen digitalisieren, um Arbeitsplätze zu sichern – und damit auch ihre eigene Existenz als Arbeitgeber.“

Das zweite Problem ist demografischer Natur und verschärft sich zunehmend. Die Digitalisierung ist Teil der Lösung für den Mangel an IT-Fachkräften, da IT- und digitale Prozesse mittlerweile fast jeden Geschäftsbereich betreffen. Jede dieser Positionen mit einem hochqualifizierten Experten zu besetzen, ist praktisch unmöglich, teuer und unrentabel. Die Softwarebranche hat dies erkannt und als Reaktion darauf den Low-Code- und No-Code-Ansatz entwickelt. Er ermöglicht es auch Nicht-IT-Fachkräften, selbst Anwendungen zu erstellen und Prozesse zu digitalisieren, was den Entwicklerengpass entlastet und gleichzeitig die Bereitstellung beschleunigt. Unternehmen schulen ihre Mitarbeiter bereits innerhalb weniger Wochen im Umgang mit einer Low-Code-Plattform. Das ist ein kluger Schachzug, der sich auch für den Mitarbeiter auszahlt: Digitale Weiterqualifizierung geht in der Regel mit einer höheren, besser bezahlten beruflichen Einstufung einher.

Die Arbeit im Bereich Governance folgt dem gleichen Muster. Die Datenverwaltung ist eine Aufgabe, in die ein Business-Analyst durch Schulungen hineinwachsen kann – und kein Job, der einen Hintergrund im Bereich Data Engineering erfordert. Diejenigen, die am besten verstehen, was ein Kundendatensatz bedeutet, sind bereits im Unternehmen tätig.

Fasst man all dies zusammen, ergibt sich die umgekehrte Schlussfolgerung: Unternehmen, die nicht digitalisieren, fallen zurück – und verhindern damit von vornherein die Schaffung neuer Arbeitsplätze.

Die Wahrheit

Unternehmen digitalisieren, um Arbeitsplätze zu sichern und den Fortbestand des Unternehmens zu gewährleisten. Die Vorstellung, dass Maschinen und Software Menschen einfach ersetzen, ist kurzsichtig und lässt außer Acht, welche Möglichkeiten die Digitalisierung eröffnet. Als Motor für neue Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen schafft sie mehr Arbeitsplätze, als sie abbaut. Zudem federt sie die Auswirkungen des demografischen Wandels und des Mangels an IT-Fachkräften ab – und sichert so die Wettbewerbsfähigkeit nicht nur des einzelnen Unternehmens, sondern auch des Wirtschaftsstandorts Deutschland.

„Fehlt es den Unternehmen an Fachwissen für die Digitalisierung?“

Das Wichtigste zuerst: Ein Unternehmen benötigt für die Digitalisierung kein tiefgreifendes internes IT-Fachwissen. Nicht jeder Entscheidungsträger ist sich dessen bewusst, und die Liste der Bedenken ist lang – rechtliche Unsicherheit, verbindliche IT-Sicherheitsanforderungen, Qualifikationslücken bei den Mitarbeitern, Investitionskosten, fehlende technische Standards. Dahinter verbergen sich aber auch eher subjektive Bedenken: Komfortzonen und die Angst vor technischen, organisatorischen und kulturellen Veränderungen.

Ein Teil des Problems liegt in der Definition. Es gibt kein einheitliches Verständnis davon, was „Digitalisierung“ bedeutet, und je nach Kontext gehen die Interpretationen stark auseinander, was es Entscheidungsträgern erschwert, das konkrete Potenzial zu erkennen. Erst das Erkennen dieses Potenzials schafft interne Akzeptanz und ermöglicht überhaupt den Start eines Projekts. Ohne Spezialisten, die die Auswirkungen verschiedener Szenarien genau einschätzen können, ist es nahezu unmöglich, das Potenzial greifbar zu machen und das große Ganze zu überblicken. Sobald sich alle über das Gesamtbild und die Strategie einig sind, kann das definierte Pilotprojekt von den eigenen Mitarbeitern des Unternehmens umgesetzt werden.

Entscheidend ist hier nicht das Know-how in Sachen Digitalisierung, sondern das Fachwissen der Fachabteilungen darüber, was ein bestimmter Prozess tatsächlich erfordert. Dank des Low-Code-Ansatzes können sie diesen Geschäftsprozess auf einer grafischen Oberfläche abbilden und ausführen, ohne Code schreiben zu müssen. Nach einer kurzen Schulung fügen sie standardisierte, vorgefertigte und wiederverwendbare Prozessbausteine per Drag & Drop zusammen – und erstellen so zielgerichtete, medienübergreifende, termingerechte und budgetgerechte Prozesse. Typische Beispiele: automatisierte Daten-, Dokumenten- und Auftragsabwicklung; vereinfachte und vernetzte Informations- und Kommunikationsflüsse; cloudbasiertes Management von Lieferanten, Dienstleistern und Kunden; sowie die Vernetzung von Menschen, Maschinen und Systemen.

Mithilfe intelligenter Metadaten und Komponentenbibliotheken bündelt die Low-Code-Plattform diese Bausteine zu einem ausführbaren, automatisierten Prozess – ohne komplexen Code und ohne Einbeziehung von Entwicklern. Unternehmen warten nicht auf knappe, teure IT-Kapazitäten, sondern legen sofort los.

„Unternehmen können sofort mit Projekten zur digitalen Transformation beginnen, ohne zuvor eigenes Digitalisierungs-Know-how aufbauen zu müssen.“

Anwendungen werden deutlich schneller bereitgestellt als bei der herkömmlichen Programmierung, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt. Mit grafischen Regeleditoren, deren Bedienung etwa so einfach ist wie die einer Tabellenkalkulation, können Abteilungsleiter und Sachbearbeiter den Prozessablauf selbst steuern, indem sie Eskalations- und Workflow-Regeln konfigurieren – automatisierte Aufgabenzuweisung, erneute Einreichung wichtiger Dokumente, digitale Rechnungsprüfung, Änderungen an Zugriffsrechten.

Mit Low-Code modellierte Prozesse sind wiederverwendbar und nachvollziehbar, was bei manuell geschriebenem Code oft nicht der Fall ist. Maßgeschneiderter Code führt häufig zu isolierten Lösungen mit hohem Verwaltungsaufwand, starren Abhängigkeiten, sich ausbreitenden Monolithen und der realen Gefahr, den Überblick über das Projekt zu verlieren. Low-Code-Plattformen begegnen dem mit Dashboards und selbsterklärenden Diagrammen, die relevante Daten und Prozesse transparent darstellen – und zwar so, dass sie nicht nur für die IT, sondern auch für das Geschäft verständlich sind.

Die gleiche Logik gilt auch für Daten. Ein Datenkatalog macht Definitionen für die Verantwortlichen zugänglich, sodass das Geschäft nicht mehr die IT fragen muss, was ein Feld bedeutet. Fachwissen wird nicht importiert, sondern sichtbar gemacht.

Die Wahrheit

Unternehmen können Projekte zur digitalen Transformation sofort in Angriff nehmen, auch ohne eigenes Digitalisierungsexpertise. Entscheidend ist, dass die Unternehmensleitung die Chance erkennt. Eine Low-Code-Plattform bietet den Verantwortlichen für die Umsetzung einen Rahmen aus bewährten Lösungen für typische Aufgaben, was sowohl die Anlaufkosten als auch die Fehlerquote senkt. Sie bringt sofort einsatzbereite IT-Fähigkeiten ins Unternehmen, ohne dass spezielle Entwicklerressourcen erforderlich sind – und bindet Fachabteilungen direkt in die Transformation ein, anstatt sie als Zuschauer zu lassen.

„Ist die digitale Transformation zu teuer?“

Auf den ersten Blick schrecken die Kosten viele ab. Doch die Investition, die nicht getätigt wird, muss später mit Zinsen zurückgezahlt werden. Die digitale Transformation ist nicht nur ein Softwarekauf; sie erfordert eine Betrachtung der Kosten über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Neben Change Management, Betriebs- und Prozesskosten gibt es einen Posten, den fast jeder außer Acht lässt: Opportunitätskosten – die Kosten dessen, was nicht geschehen ist. Einsparungen, die nie realisiert wurden, weil ein Prozess manuell blieb. Produkteinführungen, die durch lange Markteinführungszeiten verlangsamt wurden. Neue Dienstleistungen, die sich zu langsam entwickelten. Umsätze, die nie erzielt wurden, weil es keinen digitalen Vertriebskanal gab.

Die Kosten des Abwartens werden regelmäßig unterschätzt, da die gesamten Opportunitätskosten die Implementierungskosten schnell übersteigen. Gleichzeitig sinken die Komplexitätskosten in digitalisierten Unternehmen im Durchschnitt um rund 20 Prozent. Durch den cloudbasierten Einsatz entfallen Investitionen in eine eigene Infrastruktur, und die Kapazitäten lassen sich bedarfsgerecht skalieren. Cloud und Digitalisierung ermöglichen gemeinsam eine agile Betriebskultur: Sie harmonisieren Prozesse, Methoden und Werkzeuge, verbessern die Kommunikation und ermöglichen eine schnellere Erprobung und Markteinführung von Produkten. Wachstum und neue Umsätze sind die Folge davon – nicht umgekehrt.

Ein Vergleich der Kosten eines geplanten Projekts mit dem manuellen Arbeitsaufwand, der mit demselben Budget bestritten werden könnte, ist eine weitere Möglichkeit, die Digitalisierung als teuer darzustellen. Dies ist zudem kurzsichtig. Unternehmen, die Routineaufgaben manuell erledigen – wie den Eingang und die Prüfung von Rechnungen, Angebote, Preisgestaltung, Kalkulationen und Gutachten, Auftrags- und Vertragsmanagement, Personalwesen, Termin- und Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder branchenspezifische Aufgaben wie Reparatur-, Schadens- und Störungsmeldungen oder Anträge auf Versorgungsanschlüsse –, werden von innovativeren Wettbewerbern überholt. Was dann folgt, ist meist ein kostspieliger und vergeblicher Aufholprozess.

„Die Digitalisierung senkt kontinuierlich die Opportunitätskosten, steigert die Kapitalrendite und erschließt neue Einnahmequellen.“

Ebenso falsch ist es, einen einzelnen Prozess aus dem Zusammenhang zu reißen und daraus zu schließen, dass das Projekt zu klein ist, um wirtschaftlich zu sein. Das ist eine naive Rechnung. Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert einen ganzheitlichen Ansatz und eine Strategie, die auf die übergeordneten Unternehmensziele abgestimmt ist – eine Strategie, die sowohl zukünftige Einsparungen und Gewinne als auch Opportunitätskosten berücksichtigt.

Wirklich teuer wird es erst durch die Fragmentierung: jedes Mal ein zusätzliches Tool anzuschaffen, wenn eine neue Anforderung auftaucht. Das führt zu einem wartungsintensiven, fehleranfälligen Flickenteppich mit Informationssilos und Medienbrüchen – einer ausufernden IT-Landschaft, die Mitarbeiter frustriert und das Potenzial für Wachstum, Skalierbarkeit und Innovation zunichte macht. Die Lösung ist eine Plattform, die so viele Schnittstellen und Formate wie möglich unter einem Dach vereint.

Auch die Governance muss in diese Berechnung einfließen, wird jedoch meist außer Acht gelassen. Probleme mit der Datenqualität äußern sich in Nacharbeiten, fehlgeschlagenen Migrationen, umstrittenen Berichten und – zunehmend – in Feststellungen bei Audits. Diese Kosten sind real, sie treten immer wieder auf und tauchen nicht in der Software-Kostenposition auf. Weiterführende Lektüre: IT-Architektur: Arten, Beispiele und wie man die richtige auswählt.

Die Wahrheit

Sobald die anfänglichen Hürden bei der Umsetzung überwunden sind, senkt die Digitalisierung kontinuierlich die Opportunitätskosten, steigert die Kapitalrendite und erschließt neue Einnahmequellen. Sie erhöht die Produktivität und verringert die Komplexität sowie die Entwicklungs- und Wartungskosten – und dank Low-Code auch die Entwicklungskosten. Eine einzige Plattform, die jedes Digitalisierungsprojekt abdecken kann, senkt die Kosten weiter und sorgt durch effiziente, medienübergreifende Prozesse für Skalierbarkeit.

„Sind Projekte zur digitalen Transformation zu komplex?“

Entscheidungsträger stellen sich oft ein riesiges, kompliziertes Vorhaben vor, bei dem die Gefahr von Geldverschwendung groß ist. Diese Sorge lässt sich leicht ausräumen: Selbst das größte Programm besteht aus einer Abfolge kleiner Teilprojekte, die aufeinander aufbauen. Der Schlüssel zu einer umsetzbaren Strategie für die digitale Transformation liegt darin, das Endziel stets im Blick zu behalten und gleichzeitig Schritte zu unternehmen, die klein genug sind, um schnell umgesetzt zu werden.

Beginnen Sie mit einem Teilprozess, der nicht allzu komplex ist, messbare Ergebnisse liefert, in einem realistischen Zeitrahmen umgesetzt werden kann und in mehreren Bereichen des Unternehmens sichtbar ist. Die Automatisierung des Rechnungseingangs und der Rechnungsprüfung oder die Auftragsverteilung und -steuerung sind bewährte Einstiegspunkte. Das Ziel ist ein sichtbarer Erfolg, der interne Akzeptanz schafft und den Weg für das nächste Projekt ebnet. Damit dies funktioniert, muss die technische Machbarkeit im Vorfeld geprüft werden und der vereinbarte Umfang muss eingehalten werden. Viel zu oft kommen während des Projekts zusätzliche Anforderungen hinzu, bis sich ein überschaubarer Teilprozess zu einem großen, mit Geschäftslogik überladenen Programm ausgeweitet hat – genau das Ergebnis, das der schrittweise Ansatz eigentlich vermeiden sollte.

„Selbst teilweise digitalisierte Prozesse machen sich bezahlt.“

Das Geheimnis liegt in einer schlanken Struktur, Fokussierung und einer Plattform, deren Adapter und Bausteine sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe des Unternehmens einfügen – Lean Management, Total Quality Management, Business Reengineering, Kaizen, DevOps – und die in jeder Phase konsistente Unterstützung bietet. Unternehmen nutzen sie als Mittel, um schnell neue Strukturen und reibungslosere Prozesse einzuführen, die Kommunikation zu verbessern, Ressourcen zu schonen und in kleinen, kontinuierlichen Schritten auf Veränderungen zu reagieren.

In den letzten Jahren hat sich der Nutzen deutlich gezeigt. Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit und ihre Kernprozesse bereits digitalisiert hatten, konnten nahtlos auf verteilte Arbeitsmodelle umstellen und blieben entscheidungsfähig; diejenigen, die dies aufgeschoben hatten, reagierten nur langsam und brauchten lange, um die Folgen zu bewältigen. Dieses Muster wiederholt sich bei jeder Umwälzung: Eine frühzeitige Digitalisierung ist der Schlüssel zur Reaktionsfähigkeit.

Noch ein wichtiger Punkt: Je mehr Teilprozesse Sie automatisieren, desto einfacher wird jeder weitere. Das Gleiche gilt für die Governance – jede dokumentierte Definition und jeder abgebildete Abstammungspfad verkürzt das nächste Datenprojekt.

Die Wahrheit

Projekte zur digitalen Transformation sind in der Tat komplex. Werden sie jedoch professionell und mit den richtigen Werkzeugen umgesetzt, lässt sich diese Komplexität so weit reduzieren, dass das Unternehmen kaum noch damit konfrontiert wird – das Low-Code-Prinzip –, und sich stattdessen auf die geschäftlichen Fragen konzentrieren kann. Durch die schrittweise Umsetzung wird das Gesamtziel überschaubarer. Eine skalierbare Plattform, die mit den Anforderungen mitwächst, macht diese schrittweise Umsetzung erst möglich.

„Reichen unsere bestehenden IT-Systeme denn nicht aus?“

Die digitale Transformation ist vielschichtig. Das BITKOM-Reifegradmodell für digitale Geschäftsprozesse beschreibt vier Dimensionen:

1. Technologie: die technologische Basis, Prozesswerkzeuge und Systemintegration.
2. Daten: Datenerfassung, Datenbereitstellung und Datennutzung.
3. Qualität: Prozessbeschreibung, Durchführung und Sicherheit.
4. Organisation: Digitalisierungsstrategie, Schulungen und Veränderungsmanagement.

Vor dem Hintergrund dieses Modells wird deutlich, dass ERP, CRM, ECM, DMS und PIM-Systeme nur Teilaufgaben abdecken können. Sie sind nicht für eine durchgängige Digitalisierung ausgelegt. Sie sind die richtige Wahl für die Planung und Steuerung von Ressourcen, die Verwaltung von Kundenkontakten, den Umgang mit Informationen und Dokumenten oder die Zentralisierung von Produktdaten – und für diese Aufgaben bleiben sie unverzichtbar. Doch ihr Funktionsumfang und ihre Schnittstellenabdeckung sind zu begrenzt, um eine Transformation voranzutreiben.

Diese Systeme stoßen an ihre Grenzen, sobald die Lösung erweitert, ein neues Geschäftsmodell getestet, ein neuer Markt erschlossen oder eine neue Dienstleistung eingeführt werden soll. Dies erfordert eine Plattform mit einem breiteren Funktionsumfang – eine Plattform, die nicht nur den Prozess, sondern auch die zugrunde liegenden Daten, Regeln und Funktionen berücksichtigt und über Adapter eine Anbindung an bestehende Systeme von Drittanbietern und Cloud-Dienste herstellt. Im Idealfall eröffnet sie zudem den Zugang zu „ IoT “, Big Data und maschinellem Lernen.

Daten stehen im Mittelpunkt jedes digitalen Geschäftsprozesses und der Transformation insgesamt. Nur Unternehmen, denen es gelingt, Daten aus unterschiedlichen IT-Systemen über Schnittstellen zu erfassen und für einen sauberen, medienbruchfreien Datenfluss aufzubereiten, können den vollen Nutzen daraus ziehen. Systeme, die für eine einzelne Teilaufgabe entwickelt wurden, kratzen nur an der Oberfläche und lassen die tiefer liegenden Daten unberührt. Gefragt ist eine Lösung, die die Transformation ganzheitlich angeht: von der Integration bis zum Betrieb, nutzbar für möglichst viele Mitarbeiter – auch für Nicht-IT-Mitarbeiter – und leistungsfähig genug, um jede Digitalisierungsaufgabe zu bewältigen.

„Für die Logistik gibt es eine eigene Lösung. Für das Kundenmanagement gibt es eine eigene Lösung. Auch für die durchgängige Digitalisierung braucht es eine.“

Hier kommen auch branchenspezifische Accelerators ins Spiel – der automatisierte Netzanschlussprozess für Energieversorger, die elektronische Schadenabwicklung für Versicherer sowie Portal- und Self-Service-Lösungen für Verwalter, Kunden oder Lieferanten. Cloud-Angebote mit vorgefertigten Bausteinen für Standardprozesse sind häufig kostengünstiger als maßgeschneiderte Entwicklungen. Private, öffentliche und hybride Modelle sind gleichermaßen realisierbar; ein hybrides Konzept hat den Vorteil, dass branchenübliche Standardprozesse und Schnittstellen in der Cloud ausgeführt werden können, während die Backend-Anbindung und unternehmensspezifische Prozesse in einem eigenen Rechenzentrum verbleiben, das idealerweise nach ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit zertifiziert ist.

Der Fehler, den es zu vermeiden gilt, besteht darin, das Kernsystem jedes Mal, wenn eine neue Anforderung hinzukommt, mit einzelnen Punktlösungen aufzublähen. Das führt zu unkontrolliertem Wachstum, vervielfacht die Abhängigkeiten von Lieferanten, erhöht die Verwaltungs- und Wartungskosten und bremst Innovationen stark aus. An ihre Stelle tritt eine einheitliche Umgebung, in der alle Daten und alle Prozesse ohne Medienbrüche gesteuert, überwacht und bedarfsgerecht skaliert werden können.

Das Gleiche gilt für die Datenschicht. Stammdaten, die über ERP, CRM und ein Dutzend Tabellenkalkulationen verstreut sind, lassen sich nicht nachträglich durch Hinzufügen eines weiteren Tools verwalten. Hierfür sind Stammdatenmanagement und Metadatenmanagement als integraler Bestandteil der Plattform erforderlich – und nicht als nachträglicher Einfall. Siehe auch: Nahtlose Integration von SAP in andere Systeme.

Die Wahrheit

Die in den meisten Unternehmen eingesetzte Standardsoftware reicht nicht aus, um eine digitale Transformation voranzutreiben. Genauso wie es spezielle Lösungen für das Finanzmanagement, die Logistik und Lagerhaltung oder das Kundenmanagement gibt, erfordert auch die Digitalisierung eigene Lösungen. Nur so lässt sich das volle Potenzial ausschöpfen – durch die Integration von IT-Systemen, Daten und Mitarbeitern in die Prozesse sowie durch die Nutzung von Cloud Computing, maschinellem Lernen und Big Data.

Das SoftProject-Plattformportfolio auf einen Blick

SoftProject deckt die digitale Transformation in vier Funktionsbereichen und mit vier Produkten ab. Die vier Bereiche beschreiben, was die Plattform leistet; die Produkte sind das, was Sie lizenzieren und einsetzen.

Kompetenzbereiche

Fläche	Worum es dabei geht	Typischer Ausgangspunkt
Data Governance	Eigentumsverhältnisse, Definitionen, Herkunft und Qualität geschäftskritischer Daten – die Ebene, die das Berichtswesen und die KI nachvollziehbar macht.	Uneinheitliche Zahlen in verschiedenen Abteilungen; ein Prüfungsergebnis; ein KI-Projekt, das aufgrund mangelnder Datenqualität blockiert wurde.
Integration	ERP, CRM, Altsysteme, Cloud-Dienste, Geräte und Partner miteinander verbinden – ohne unübersichtliche Punkt-zu-Punkt-Verbindungen.	Eine Migration, ein neues System, das angebunden werden muss, oder eine Integrationslandschaft, an die sich niemand heranwagen will.
Automatisierung	Modellierung, Durchführung und Überwachung von Geschäftsprozessen über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.	Ein manuell durchgeführter Prozess mit hohem Arbeitsaufwand – Rechnungsprüfung, Auftragsabwicklung, Reklamationsbearbeitung.
AI Enablement	Einsatz von KI bei Prozessen und Daten, die so gut geregelt sind, dass den Ergebnissen vertraut werden kann.	Ein KI-Pilotprojekt, das vielversprechende Demos, aber unbrauchbare Ergebnisse in der Praxis lieferte.

Produkte

Produkt	Rolle	Kernkompetenzen
X4 BPMS	Die Low-Code-Prozessplattform – modellieren, integrieren, automatisieren, überwachen.	BPMN 2.0-Modellierung, über 200 vorgefertigte Adapter, integriertes ESB, „ Process Monitor “, Regel-Engine.
Phoenix	Unternehmensweite Integration und Steuerung der Prozessausführung.	Systemübergreifende kontrollierte Ausführung, Überwachung verteilter Integrationsabläufe.
dataspot. Software	Geschäftsorientierte Datenverwaltung und Datenherkunft.	Geschäftsglossar, Datenherkunft, Zuständigkeit und Verwaltung, regulatorische Rückverfolgbarkeit.
MyDataCatalogue	Der Datenkatalog.	Ermittlung und Dokumentation von Datenbeständen sowie Definitionen, die das Unternehmen finden und nutzen kann.

Im Bereich Data Governance umfassen die speziellen Funktionen den Datenkatalog, die Datenplattform, das Stammdatenmanagement, das Metadatenmanagement und die Datenhoheit. Wenn eine Bestandsaufnahme der richtige erste Schritt ist, bietet SoftProject auch Beratungsleistungen an.

Wie die Teile zusammenpassen

Die meisten Unternehmen kommen aus einer von zwei Richtungen. Entweder muss ein Prozess automatisiert werden und es stellt sich heraus, dass die zugrunde liegenden Daten nicht zweckmäßig sind – oder ein Governance-Programm stößt auf Prozesse, die niemand dokumentiert hat. Das Portfolio ist so aufgebaut, dass keiner dieser Einstiegspunkte eine Sackgasse darstellt: Prozessautomatisierung und Data Governance laufen auf derselben Plattform, sodass für das zweite Projekt kein zweiter Anbieter erforderlich ist.