Die meisten Unternehmen haben kein Automatisierungsproblem. Sie haben ein Prozessproblem, das durch die Automatisierung sichtbar wird.
Die Rechnung, deren Bearbeitung elf Tage dauert, braucht nicht deshalb elf Tage, weil niemand Software gekauft hat. Sie dauert elf Tage, weil sie vier Systeme, zwei Abteilungen und eine Tabellenkalkulation durchläuft und weil drei dieser Übergaben davon abhängen, dass jemand eine E-Mail bemerkt. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen zielt genau darauf ab, und sie scheitert immer dann, wenn sie angewendet wird, ohne dieses Problem anzugehen.
Dieser Leitfaden behandelt folgende Themen: Was ist Geschäftsprozessautomatisierung? Wie entscheidet man, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollen? Wie sehen automatisierte Prozesse in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Versicherungen, Versorgungswirtschaft und Fertigung aus? Welche Tools eignen sich für welche Aufgaben? Und welche sieben Schritte sind erforderlich, um einen Prozess von der Analyse bis zur Produktion zu begleiten? Außerdem wird erläutert, wo diese Projekte scheitern – denn sie scheitern auf vorhersehbare Weise.
Was versteht man unter Geschäftsprozessautomatisierung?
Unter Geschäftsprozessautomatisierung, meist abgekürzt als BPA, versteht man den Einsatz von Software zur Ausführung wiederholbarer Geschäftsprozesse mit geringem oder gar keinem manuellen Eingriff. Anstatt dass eine Person Aufgaben zwischen Systemen weiterleitet, Regeln anwendet und Genehmigungen einholt, läuft der Prozess von selbst ab. Er liest Daten aus den jeweiligen Systemen aus, wendet die vom Unternehmen definierte Logik an, leitet Ausnahmen an die zuständigen Personen weiter und protokolliert jeden einzelnen Schritt.
Das Wort „Prozess“ spielt in dieser Definition eine wichtige Rolle. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen geht es nicht um die Automatisierung einer einzelnen Aufgabe. Vielmehr wird eine Abfolge von Schritten automatisiert, die system-, abteilungs- und manchmal auch unternehmensübergreifend ist und einen definierten Anfang, ein definiertes Ergebnis sowie Regeln aufweist, die den gesamten Ablauf zwischen diesen beiden Punkten regeln.
Vor der Automatisierung sind zwei Schritte erforderlich. Erstens die Analyse: Es muss ermittelt werden, wie der Prozess derzeit abläuft – entweder durch Process Mining anhand von Systemereignisprotokollen, durch Befragungen oder durch beides. Zweitens die Bewertung: Es muss entschieden werden, ob dieser bestimmte Prozess überhaupt automatisiert werden sollte und welchen Nutzen dies bringen würde. Das Überspringen eines dieser Schritte ist der sicherste Weg, etwas zu automatisieren, das eigentlich hätte abgeschafft werden sollen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen, Workflow-Automatisierung, BPM und RPA
Diese vier Begriffe werden häufig als Synonyme verwendet. Sie sind jedoch keine Synonyme, und der Unterschied bestimmt, welche Softwarekategorie Sie in Betracht ziehen sollten.
| Begriff | Geltungsbereich | Typische Anwendung |
|---|---|---|
| Workflow-Automatisierung | Eine Abfolge von Aufgaben, in der Regel innerhalb eines einzelnen Teams oder Systems | Eine Urlaubsanfrage durch zwei Genehmigungsstufen leiten; ein Dokument vom Entwurf zur Unterschrift weiterleiten |
| Business Process Automation (BPA) | Ein durchgängiger Prozess, der sich über mehrere Systeme und Abteilungen erstreckt | „Order to Cash“; ein neuer Prozessablauf vom Antrag bis zur Inbetriebnahme eines Netzanschlusses; eine Forderung von der Entgegennahme bis zur Begleichung |
| Geschäftsprozessmanagement (BPM) | Die Disziplin rund um den Prozess: Gestaltung, Steuerung, Messung, kontinuierliche Verbesserung | Verantwortung für das Prozessportfolio übernehmen, Zuständigkeiten festlegen, den Verbesserungszyklus steuern |
| Robotic Process Automation (RPA) | Eine einzelne, sich wiederholende Interaktion, die auf der Ebene der Benutzeroberfläche automatisiert ist | Kopieren von Daten zwischen zwei Systemen, die keine Schnittstelle bieten |
Eine kurze Zusammenfassung: Geschäftsprozessmanagement ist die Managementdisziplin, Geschäftsprozessautomatisierung beschreibt, wie Prozesse im Rahmen dieser Disziplin ausgeführt werden, Workflow-Automatisierung ist dasselbe in kleinerem Maßstab, und robotergestützte Prozessautomatisierung ist eine Vorgehensweise für Systeme, die keine geeignete Schnittstelle bieten.
Dieser letzte Punkt verdient besondere Hervorhebung. Die robotergestützte Prozessautomatisierung ist eine Brücke, kein Fundament. Sie automatisiert das Symptom einer fehlenden Integration, anstatt die Ursache zu beseitigen. Unternehmen, die ihre Automatisierungslandschaft auf Robotern auf Schnittstellenebene aufbauen, stellen in der Regel innerhalb von achtzehn Monaten fest, wie hoch der Wartungsaufwand ist – nämlich dann, wenn sich ein Bildschirmlayout ändert und vierzig Automatisierungen auf einmal nicht mehr funktionieren.
Wenn sich Ihre Frage tatsächlich eher auf die Managementdisziplin als auf die Umsetzung bezieht, finden Sie in unserem Leitfaden zur Software für das Geschäftsprozessmanagement ausführliche Informationen zu diesem Thema.
Welche Geschäftsprozesse sollten Sie als Erstes automatisieren?
Jedes Unternehmen führt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen durch, und grundsätzlich lässt sich jeder einzelne davon abbilden und analysieren. Sie lassen sich in drei große Kategorien einteilen.
Verwaltungs- und Supportprozesse sind der einfachste Einstiegspunkt. Sie gibt es in fast jedem Unternehmen und sie laufen überall fast gleich ab: Buchhaltung, IT-Administration, Personalwesen. Da sie standardisiert sind, gibt es fertige Lösungen, die mit geringem Konfigurationsaufwand integriert werden können. Die Amortisation erfolgt schnell und das Risiko ist gering.
Kernprozesse stehen in direktem Zusammenhang mit dem, was das Unternehmen verkauft und liefert. Sie sind oft unternehmensspezifisch, wurden speziell für das jeweilige Unternehmen entwickelt oder angepasst, und Standardlösungen sind selten geeignet. Hier macht sich die individuelle Prozessmodellierung bezahlt und bietet den größten Mehrwert, da diese Prozesse das Kundenerlebnis bestimmen.
Managementprozesse wie Planung, Steuerung und Berichterstattung werden in der Regel erst zuletzt und oft nur teilweise automatisiert, da sie Ermessensentscheidungen erfordern, die nicht an eine Regel-Engine delegiert werden sollten.
Fünf Kriterien für die Auswahl des ersten Prozesses
- Umfang und Häufigkeit. Wie oft wird der Prozess ausgeführt? Ein Prozess, der 4.000 Mal im Monat ausgeführt wird, macht sich durch die Automatisierung weitaus schneller bezahlt als einer, der zwölf Mal im Jahr ausgeführt wird.
- Klare Regeln. Lässt sich die Entscheidungslogik ohne eine endlose Kette von Ausnahmen festhalten? Wenn jeder Fall eine Ermessensentscheidung erfordert, automatisieren Sie die Weiterleitung und überlassen Sie die Entscheidung einer Person.
- Kosten von Fehlern und Nacharbeiten. Was kostet ein Fehler – in finanzieller Hinsicht, in Bezug auf das Risiko von behördlichen Sanktionen und hinsichtlich des Kundenvertrauens?
- Anzahl der überschrittenen Systemgrenzen. Mehr Grenzen bedeuten oft einen höheren Nutzen, nicht einen geringeren, da bei jedem Übergang derzeit Zeit und Datenqualität verloren gehen.
- Verfügbarkeit der Daten. Sind die für den Prozess benötigten Daten in einem System in einer nutzbaren Form vorhanden? Befinden sie sich in E-Mail-Postfächern und Tabellenkalkulationen, sollten Sie dies zunächst klären.
Für alle fünf Punkte gilt eine Warnung: Die Automatisierung eines schlecht konzipierten Prozesses führt lediglich dazu, dass schlechte Ergebnisse schneller erzielt werden. Die Analyse muss ausnahmslos vor der Automatisierung erfolgen. Wenn das Process Mining zeigt, dass ein Prozess sieben Genehmigungsschritte enthält, weil 2011 eine Kontrollmaßnahme für ein Risiko eingeführt wurde, das inzwischen nicht mehr besteht, sollten diese Schritte entfernt werden, bevor weitere Automatisierungsmaßnahmen ergriffen werden.
Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Abstrakte Vorteile überzeugen niemanden. So sehen automatisierte Geschäftsprozesse in der Praxis aus.
Finanzen und Rechnungswesen
Die Rechnungsbearbeitung ist das klassische Beispiel. Eingehende Rechnungen gehen als elektronische Rechnungen, als PDF-Dateien oder in Papierform ein. Sie werden erfasst, gelesen und mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Die Software erstellt den Buchungssatz, gleicht die Kreditoren- und Debitorenbücher ab und bereitet die Zahlung vor. Ein Mitarbeiter des Finanzteams prüft die Ausnahmen und gibt den Stapel frei. Die Rolle der Dateneingabe wird zur Prüfrolle, und der Monatsabschluss wird um mehrere Tage vorverlegt.
Personalwesen
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter betrifft mehr Systeme als fast jeder andere Verwaltungsprozess: das HR-System, das Identitätsmanagement, die Hardwarebeschaffung, die Gehaltsabrechnung, den Gebäudezugang und die Schulungen. Bei einer durchgängigen Automatisierung löst ein unterzeichneter Vertrag alle diese Prozesse parallel aus. Der neue Mitarbeiter verfügt bereits am ersten Tag über einen funktionsfähigen Laptop, ein Konto und einen Dienstplan, anstatt eine Woche lang darum bitten zu müssen.
Versicherung
Schadenanmeldung und erste Schadensmeldung: Ein Schaden wird über einen beliebigen Kanal gemeldet, anhand der Police überprüft, mit Daten aus externen Diensten angereichert, nach Komplexität eingestuft und entweder automatisch abgewickelt oder an einen Sachverständigen weitergeleitet. Einfache Schäden werden innerhalb weniger Minuten abgewickelt. Die Sachverständigen widmen ihre Zeit den Schäden, die ihre Mitwirkung erfordern.
Versorgungsunternehmen und Energie
Ein neuer Netzanschluss ist ein langwieriger Prozess, an dem mehrere Parteien beteiligt sind: Antragstellung, technische Prüfung, Terminplanung, Installation, Zählerregistrierung und Freischaltung. Er betrifft die Systeme SCADA, GIS und ERP und bezieht den Kunden, den Installateur und den Netzbetreiber mit ein. Durch eine durchgängige Automatisierung wird aus einem sechswöchigen Ablauf mit vier Übergabepunkten ein nachverfolgbarer Prozess, dessen Status der Kunde jederzeit einsehen kann.
Industrie und Fertigung
Qualitätsprüfung und Umgang mit Abweichungen: Ein Prüfergebnis wird automatisch aus der Fertigung übermittelt, anhand der Toleranzen ausgewertet und entweder abgeschlossen oder zu einer dokumentierten Korrekturmaßnahme eskaliert. Die zuständigen Personen werden benachrichtigt, und der Prüfpfad wird während des laufenden Prozesses erstellt und nicht erst im Nachhinein rekonstruiert.
Einige davon sind bei unseren Kunden bereits im Einsatz. Die Kunden success stories en enthalten detaillierte Informationen dazu, und es gibt branchenspezifische Unterlagen für die Bereiche Finanzen, Versicherungen, Versorgungsunternehmen und Fertigung.
Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen und die KPIs, die diese belegen
Die Vorteile sind hinlänglich bekannt. Was einen Business Case von einer Broschüre unterscheidet, ist eine Kennzahl, die jeweils vor Projektbeginn ermittelt wird.
Effizienz und Durchsatz. Automatisierte Schritte laufen nacheinander ab, ohne dass jemand sie bemerken muss, häufig in Echtzeit, und die Software passt sich der Auslastung an, anstatt unter dieser an Leistung einzubüßen. Dieser zweite Punkt ist wichtiger, als es auf den ersten Blick scheint. Manuelle Prozesse versagen genau dann, wenn das Volumen seinen Höchststand erreicht – also genau dann, wenn sich das Unternehmen einen Ausfall am wenigsten leisten kann. Messgröße: End-to-End-Zykluszeit am 95. Perzentil, nicht der Durchschnitt.
Geringerer manueller Aufwand. Die Automatisierung übernimmt die sich wiederholenden, fehleranfälligen Aufgaben, die niemand gerne erledigt: das erneute Eingeben, das Nachverfolgen, das Überprüfen. Die Mitarbeiter können sich auf die Bearbeitung von Ausnahmefällen und auf Entscheidungsfindungen konzentrieren. Messgröße: manuelle Eingriffe pro Fall und der Anteil der Fälle, die ohne menschliches Eingreifen abgeschlossen wurden.
Qualität und Konsistenz. Ein Prozess, der jedes Mal auf dieselbe Weise abläuft, liefert überprüfbare und vergleichbare Ergebnisse. In regulierten Umgebungen ist dies oft das wichtigste Argument – noch vor den Kosten. Messgrößen: Fehlerquote, Nacharbeitsquote, Prüfungsfeststellungen.
Kundenerlebnis. Ein Großteil der oben genannten Aspekte zeigt sich nach außen hin in Form von schnelleren Antworten, weniger Fehlern und der Möglichkeit, einem Kunden genau mitzuteilen, wie der Stand seines Anliegens ist. Messgrößen: Antwortzeit, Lösung beim ersten Kontakt, Anzahl der Statusabfragen.
Transparenz und Steuerung. Ein ausgeführter Prozess hinterlässt ein lückenloses Protokoll. Sie wissen, welcher Prozess wann mit welchen Daten ausgeführt wurde und an welcher Stelle er ins Stocken geraten ist. Dieses Protokoll bildet die Grundlage für die nächste Verbesserungsrunde. Messgröße: Anteil der von der Überwachung erfassten Prozesse und Zeit bis zur Erkennung eines ins Stocken geratenen Falls.
Erstellung eines Business Case, der der Prüfung durch die Finanzabteilung standhält
Für eine fundierte Amortisationsberechnung sind vier Eckdaten erforderlich: die aktuellen Kosten pro Fall einschließlich der Personalzeit mit allen Nebenkosten und des Nacharbeitsaufwands, das jährliche Volumen, die erwartete Reduzierung der manuellen Arbeitsschritte sowie die Implementierungskosten einschließlich der Integration.
Die meisten Unternehmen unterschätzen den vierten Faktor. Die Integration in eine bestehende Systemlandschaft ist in der Regel der größte Einzelposten, der jedoch in den Kostenrechnern der Anbieter am häufigsten unberücksichtigt bleibt. Wenn in einem Business Case nicht konkret aufgeführt wird, welche Systeme miteinander verbunden werden müssen, ist er noch nicht vollständig.
So automatisieren Sie einen Geschäftsprozess: sieben Schritte
- Wählen Sie einen Prozess aus und legen Sie dessen Umfang fest. Wenden Sie die fünf oben genannten Kriterien an. Legen Sie fest, wo der Prozess beginnt, wo er endet und was „Abschluss“ bedeutet. Beginnen Sie nicht mit dem wichtigsten Prozess. Beginnen Sie mit dem Prozess, der bei geringstem Risiko den größten Lernnutzen bietet.
- Stellen Sie den Prozess so dar, wie er tatsächlich abläuft – nicht so, wie er dokumentiert ist. Nutzen Sie Process Mining auf Basis von Systemprotokollen, Befragungen oder beidem. Rechnen Sie mit Überraschungen, denn es gibt immer mehr Varianten, als man denkt.
- Erst neu gestalten, dann automatisieren. Entfernen Sie Schritte, deren ursprünglicher Grund nicht mehr zutrifft. Vereinfachen Sie die Entscheidungslogik. Der größte Teil des Mehrwerts entsteht hier, und genau dieser Schritt wird am häufigsten übersprungen.
- Modellieren Sie den Zielprozess. Modellieren Sie ihn grafisch in BPMN 2.0, damit Geschäfts- und IT-Seite denselben Artefakt lesen. Ein Modell in einer Standardnotation dient als Dokumentation, als Spezifikation und in einer modernen Prozess-Engine als ausführbare Datei selbst.
- Integrieren Sie die Systeme. Vernetzen Sie alles, wovon der Prozess abhängt: ERP, CRM, Dokumentenmanagement, externe Dienste. Dies ist der anspruchsvolle Teil und bestimmt den Zeitplan.
- Testen, Pilotieren, Einführen. Simulieren Sie den modellierten Prozess, führen Sie ihn parallel zum manuellen Prozess mit realem Datenvolumen durch und stellen Sie dann um. Halten Sie die manuelle Ausweichlösung für einen Zyklus bereit.
- Überwachen und verbessern. Rüsten Sie den Prozess vom ersten Tag der Produktion an mit Messgeräten aus. Automatisierung ist kein Projekt mit einem festen Endtermin, und die Überwachungsdaten zeigen, wo die nächste Iteration ansetzen muss.
Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen: Die richtige Kategorie auswählen
Der Markt lässt sich in vier Kategorien unterteilen. Der häufigste und teuerste Fehler ist es, bei der falschen Kategorie einzukaufen.
- Punktlösungen automatisieren einen bestimmten Bereich gut: Rechnungsbearbeitung, elektronische Signatur, Onboarding. Sie lassen sich schnell implementieren, sind kostengünstig und mit nichts anderem vernetzt. Für einen Supportprozess sind sie sinnvoll, für einen Kernprozess jedoch eine Sackgasse.
- Workflow- und No-Code-Tools übernehmen die Aufgabenverteilung und einfache Genehmigungsvorgänge innerhalb eines Teams. Sie leisten hervorragende Arbeit, stoßen jedoch an ihre Grenzen, sobald ein Prozess zuverlässig eine Systemgrenze überschreiten muss.
- Plattformen zur robotergestützten Prozessautomatisierung automatisieren auf der Ebene der Benutzeroberfläche. Sie sind nützlich, wenn keine Schnittstelle vorhanden ist, aber kostspielig in der Wartung und anfällig, sobald sich ein Bildschirm ändert.
- Geschäftsprozessmanagementsysteme modellieren, führen aus, integrieren und überwachen durchgängige Prozesse. Höhere Anfangsinvestitionen; zudem ist dies die einzige Kategorie, die Kernprozesse über eine reale Systemlandschaft hinweg abdeckt.
Anhand welcher Kriterien sollte Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bewertet werden?
- Integrationsgrad. Mit wie vielen Systemen lässt sich die Plattform von Haus aus verbinden, und was kostet ein benutzerdefinierter Konnektor? Dies hat einen weitaus größeren Einfluss auf die Gesamtbetriebskosten als der Lizenzpreis.
- Unterstützung von Standards. BPMN 2.0 für Prozesse, DMN für Entscheidungslogik. Eine proprietäre Notation ist eine Form der Anbieterabhängigkeit in Form eines Diagramms.
- Low-Code ohne Grenzen. Geschäftsteams sollten in der Lage sein, Prozesse selbst zu erstellen und anzupassen, und Entwickler müssen die Möglichkeiten des grafischen Editors erweitern können. Ohne diesen zweiten Aspekt wird die Plattform bereits bei Ihrem zweiten Projekt zu einer Einschränkung.
- Überwachung der Ausführung. Keine Dashboards mit historischen Daten, sondern Einblick in laufende Instanzen mit Warnmeldungen bei Verzögerungen und Abweichungen.
- Bereitstellungsmodell und Datenhoheit. Vor Ort, in einer privaten Cloud oder als Software-as-a-Service – und in regulierten Branchen die Frage, wo sich die Daten physisch befinden.
- Sicherheit an der Grenze. Automatisierte Prozesse tauschen naturgemäß Daten über die Netzwerkgrenze hinweg aus. Eine Plattform benötigt hierfür eine durchdachte Lösung und keine nachträgliche Notlösung.
Intelligente Automatisierung, Hyperautomatisierung und agentenbasierte KI
Die regelbasierte Automatisierung deckt Prozesse mit klarer Logik und strukturierten Daten ab. Dies trifft auf sehr viele Geschäftsprozesse zu, schließt jedoch diejenigen aus, bei denen unstrukturierte Dokumente, natürliche Sprache oder Entscheidungen eine Rolle spielen, die sich nur schwer in Regeln festhalten lassen. Drei sich überschneidende Ansätze schließen diese Lücke.
Intelligente Automatisierung verbindet Prozessautomatisierung mit KI-Fähigkeiten, sodass ein Prozess auf Eingaben reagieren kann, die eine Regel-Engine nicht interpretieren kann. Der übliche Einstiegspunkt ist das Verstehen von Dokumenten. Ein Modell extrahiert strukturierte Daten aus einer unstrukturierten Rechnung, einem Vertrag oder einem Antrag, und der Prozess wird von dort aus wie gewohnt fortgesetzt. Die Prozesslogik bleibt deterministisch und nachprüfbar, während die KI den Interpretationsschritt am Rand übernimmt.
Hyperautomation ist die organisatorische Umsetzung desselben Konzepts: Es geht darum, so viele Prozesse wie möglich zu identifizieren und zu automatisieren, wobei je nach Einzelfall eine beliebige Kombination aus Prozess-Engine, KI, Process Mining und Integration zum Einsatz kommt. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Abdeckung und auf dem Mechanismus, der den nächsten Kandidaten ermittelt, nicht auf einer einzelnen Technologie.
Die agentenbasierte Prozessautomatisierung ist die neueste Ebene. KI-Agenten planen und führen mehrstufige Arbeitsabläufe durch, anstatt einem vordefinierten Pfad zu folgen. Das ist äußerst leistungsstark, aber auch deutlich schwieriger zu steuern. Ein Agent, der seinen eigenen Weg durch einen Prozess wählt, ist naturgemäß schwieriger zu überprüfen als ein modellierter Agent.
Aus diesem Grund etabliert sich in regulierten Branchen ein anderes Muster: Agenten agieren innerhalb eines modellierten Prozesses mit festgelegten Grenzen, anstatt das Modell zu ersetzen. Der BPMN-Prozess legt fest, was geschehen darf und was protokolliert werden muss. Der Agent entscheidet, wie er einen einzelnen, abgegrenzten Schritt innerhalb dieses Prozesses umsetzt. So behalten Sie den Prüfpfad bei und gewinnen an Flexibilität.
Die Voraussetzung für alle drei ist wenig spektakulär: strukturierte, gut beschriebene Daten. Ein KI-Schritt ist nur so gut wie die Eingabedaten, die er erhält, und ein Prozess, der in einer fragmentierten Datenlandschaft abläuft, liefert fragmentierte Ergebnisse – ganz gleich, wie leistungsfähig das Modell auch sein mag. Dieser Punkt verdient einen eigenen Abschnitt, den es weiter unten gibt.
Wo Projekte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen scheitern
- Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses. Der häufigste und teuerste Fehler. Zuerst neu gestalten.
- Fangen Sie mit dem schwierigsten Prozess an. Der wichtigste Prozess eignet sich am wenigsten als erstes Projekt. Beginnen Sie dort, wo das Lernen noch wenig kostet.
- Die Integration wird unterschätzt. Die Modellierung geht schnell. Die Anbindung der Systeme bestimmt den Zeitplan.
- Es wie ein IT-Projekt behandeln. Das Prozesswissen liegt im Unternehmen. Wenn die Abteilung, die für den Prozess verantwortlich ist, ihn nicht selbst entwickelt, wird das Modell Fehler enthalten, die erst bei der Inbetriebnahme auffallen.
- Veröffentlichung ohne Überwachung. Ein automatisierter Prozess, den man nicht beobachten kann, ist ein Prozess, den man nicht verbessern kann – und ein Fehler, von dem man erst durch einen Kunden erfährt.
- Die Frage nach den Menschen wird außer Acht gelassen. Automatisierung verändert Rollen. Wird dies offen gehandhabt, können die Mitarbeiter interessantere Aufgaben übernehmen. Wird dies stillschweigend gehandhabt, gewinnt das Projekt Gegner, die genau wissen, wo der Prozess Schwachstellen aufweist.
Wie X4 BPMS das Integrationsproblem löst
Neben der Modellierung ist die Integration in die bestehende Systemlandschaft die zweite Herausforderung bei jedem Automatisierungsprojekt. Eine moderne IT-Umgebung besteht aus vielen einzelnen Lösungen. Damit Prozesse automatisch ablaufen und interne sowie externe Beteiligte überhaupt miteinander kommunizieren können, müssen Schnittstellen vorhanden sein, über die Daten zwischen diesen Lösungen ausgetauscht werden können.
Genau diese Herausforderung löst der in X4 BPMS enthaltene Enterprise Service Bus. Die Middleware bietet mehr als 200 Adapter für die zentrale Anbindung von Prozessen, IT-Systemen und Anwendungen. Neue Prozesse erhalten so Zugang zu einer serviceorientierten Architektur und können nach DevOps-Prinzipien entwickelt und freigegeben werden. Auf unseren Seiten zum Thema „Nahtlose Integration“ wird die Integrationsschicht ausführlich behandelt, und die Wahl zwischen einem Enterprise Service Bus, Middleware oder Microservices verdient einen eigenen Artikel.
Die modellierten Geschäftsprozesse werden auf dem X4 ESB-Server ausgeführt, wo sie von der Process Engine verwaltet und abgewickelt werden. Die Anbindungen im Enterprise Service Bus ermöglichen eine direkte Integration in die bestehende IT-Landschaft. Die Fachabteilungen können ihre eigenen digitalen Prozesse entwickeln, diese zunächst in der Modellierungsumgebung simulieren und anschließend in den Produktivbetrieb überführen.
Da die Automatisierung naturgemäß den Datenaustausch zwischen Systemen und Benutzern verstärkt, bedürfen interne Systeme und sensible Daten eines besonderen Schutzes. Die Erweiterung „X4 Proxy“ leitet nur relevante, regelbasierte Daten an interne Prozesse weiter, protokolliert den Datenaustausch, ergänzt Verbindungsdaten für die tabellarische Auswertung und bricht die Verarbeitung ab, wenn eine vordefinierte Validierungsregel verletzt wird.
Die anderen Lösungen – und wann man sie braucht
X4 BPMS modelliert, führt aus und integriert Prozesse. Daneben gibt es drei weitere Produkte, von denen jedes eine Frage beantwortet, die sich stellt, sobald die Automatisierung über den ersten Prozess hinausgeht. Sie benötigen nicht alle, um loszulegen. Sie werden erkennen, wann Sie das jeweilige Produkt benötigen.
Phoenix: Steuerung der Ausführung in großem Maßstab
Phoenix koordiniert durchgängige Geschäftsprozesse über Mitarbeiter, Systeme und Daten hinweg und integriert Governance, Transparenz und Kontrolle direkt in die Ausführung selbst. Überwachung, Protokolle und Prüfpfade sind Teil des täglichen Betriebs und keine bloßen Ergänzungen dazu. Dadurch werden Abhängigkeiten sichtbar, und Teams können Fehler frühzeitig erkennen und deren Auswirkungen einschätzen.
Phoenix regelt nicht nur, wie Integrationen ablaufen, sondern auch, was sie hervorbringen. Jedes vernetzte System, jede Transformation und jeder Datenfluss wird zu einer dokumentierten, nachvollziehbaren Ressource. Der Moment, in dem Sie Phoenix benötigen, ist in der Regel der Moment, in dem die IT-Landschaft nicht mehr aus einem einzigen automatisierten Prozess besteht, sondern aus vierzig solchen Prozessen mit Abhängigkeiten, die niemand mehr auf einem Whiteboard darstellen kann.
dataspot.: Data Governance aus betrieblicher Sicht
dataspot. hilft Unternehmen dabei, ihre Daten aus geschäftlicher Sicht und nicht aus der Perspektive der eingesetzten Tools zu verstehen und zu verwalten. Es schafft eine gemeinsame, durchgängige Sicht auf die Daten, sodass Teams auf der Grundlage klarer Definitionen, transparenter Zuständigkeiten und nachvollziehbarer Herkunft arbeiten können.
Für einen automatisierten Prozess ist dies von unmittelbarer Bedeutung. Wenn ein Prozess eine Entscheidung auf der Grundlage eines Kundenstatus oder eines Vertragswerts trifft, muss jemand in der Lage sein zu erklären, was dieses Feld bedeutet, woher es stammt und wer dafür verantwortlich ist. Bei dataspot. finden Sie die Antwort darauf.
MyDataCatalogue: Wissen, welche Daten man tatsächlich hat
Mit MyDataCatalogue können Unternehmen ihr gesamtes Datenökosystem – sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten – erfassen, verstehen und visualisieren. Dank automatisierter Datenerfassung, eines intuitiven Datenkatalogs und vorgefertigter Glossare verfügen Geschäfts- und IT-Abteilungen über ein gemeinsames Vokabular für dieselben Daten.
In einem Automatisierungsprogramm beantwortet der Katalog die Frage, an der Schritt fünf der oben genannten sieben Schritte ins Stocken gerät: Welches System ist die maßgebliche Quelle für dieses Attribut, und wo wird es noch genutzt? Ohne diese Antwort wird die Integrationsarbeit zu einer archäologischen Suche.
Wie sie sich miteinander verbinden
| Produkt | Beantwortet die Frage | Greif danach, wenn |
|---|---|---|
| X4 BPMS | Wie läuft dieser Prozess ab, und wie binden wir ihn in unsere Systeme ein? | Sie automatisieren gerade Ihre ersten Prozesse und benötigen Unterstützung bei der Modellierung, Ausführung und Integration |
| Phoenix | Wie können wir sicherstellen, dass zahlreiche automatisierte Prozesse kontrolliert und nachvollziehbar bleiben? | Die Automatisierung hat ein Ausmaß erreicht, bei dem eine informelle Überwachung nicht mehr ausreicht. |
| dataspot. Software | Was bedeuten diese Daten, und wem gehören sie? | Prozesse oder KI-Schritte treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Daten, deren Definition umstritten ist |
| MyDataCatalogue | Welche Daten liegen uns vor, und woher stammen sie? | Die Integrationsarbeiten kommen immer wieder ins Stocken, weil die maßgebliche Quelle nicht ausfindig gemacht werden kann. |
Daten, KI und Automatisierung bilden ein einziges Programm, nicht drei
Unternehmen führen diese Projekte in der Regel als separate Initiativen mit eigenen Trägern und eigenen Budgets durch. Dann stellen sie – meist etwa im neunten Monat – fest, dass jedes einzelne Projekt durch die beiden anderen blockiert wird. Das Automatisierungsprojekt wartet auf Datendefinitionen. Das KI-Projekt wartet auf die Automatisierung, die ihm die Grundlage für sein Handeln liefern würde. Das Data-Governance-Projekt wartet auf einen Anwendungsfall, der konkret genug ist, um seine Daseinsberechtigung zu rechtfertigen.
Die Abhängigkeit verläuft in eine Richtung, und es lohnt sich, dies ganz offen anzusprechen. Automatisierung ohne kontrollierte Daten führt zu schnellen, überzeugenden, aber falschen Ergebnissen. KI ohne Automatisierung liefert Erkenntnisse, auf die niemand reagiert. Governance ohne beides führt lediglich zu Dokumentation.
Die SoftProject-Plattform ist entsprechend dieser Abhängigkeit in vier Schichten gegliedert.
- Daten-Governance legt fest, was die Daten bedeuten, wem sie gehören und woher sie stammen. Dazu gehören Stammdatenmanagement, Metadatenmanagement und – in regulierten Branchen – Datenhoheit.
- Nahtlose Integration überträgt diese Daten zwischen den Systemen, in denen sie gespeichert sind, über den Enterprise Service Bus und mehr als 200 Adapter.
- End-to-End-Automatisierung führt die Prozesse aus, die darauf einwirken, wobei das Geschäftsprozessmanagement den steuernden Rahmen bildet.
- KI-Aktivierung erweitert diese Prozesse auf die Schritte, die nicht durch Regeln abgedeckt werden können, und stützt sich dabei auf die ersten drei Schichten, die sich als zuverlässig erwiesen haben.
Was das für Ihr erstes Automatisierungsprojekt bedeutet
Das bedeutet nicht, dass man alle vier Ebenen aufbauen muss, bevor man irgendetwas automatisiert. Das ist das andere Extrem, das zum Scheitern führt, und es führt zu zwei Jahren Vorbereitungszeit und keinem funktionierenden Prozess.
Das bedeutet, einen ersten Prozess auszuwählen, dessen Daten bereits in einem akzeptablen Zustand sind, und die Erkenntnisse über die Daten als Ergebnis des Projekts zu betrachten und nicht als Hindernis dafür. Bei jedem Automatisierungsprojekt tauchen umstrittene Definitionen, doppelte Datensätze und undokumentierte Quellen auf. Erfassen Sie diese Erkenntnisse im Laufe des Projekts im Katalog und in der Governance-Ebene. Nach drei Prozessen verfügen Sie sowohl über eine funktionierende Automatisierungslandschaft als auch über eine Datenbasis, die auf der tatsächlichen Nutzung und nicht auf einem Workshop beruht.
Die Messebene schließt den Kreis. Die Prozessüberwachung zeigt Ihnen, wo die automatisierten Prozesse tatsächlich ins Stocken geraten, und die Daten-Governance-Ebene gibt Aufschluss darüber, ob die Ursache in einem Regelverstoß oder in einem Feld liegt, das von zwei Abteilungen unterschiedlich definiert wird. Das sind ganz unterschiedliche Probleme, die ganz unterschiedliche Lösungen erfordern – und genau deshalb gehören diese beiden Ebenen zum selben Programm.
Wo soll man anfangen?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen birgt ein erhebliches Potenzial. Ein Teil davon liegt in der Kostensenkung, sowohl bei Verwaltungsprozessen als auch bei Kernprozessen. Der andere Teil ergibt sich aus der Modellierungsarbeit selbst. Die präzise Beschreibung eines Prozesses schafft die Möglichkeit, ihn einfacher und zielgerichtet neu zu gestalten, was zu Verbesserungen führt, die durch die Automatisierung allein niemals erzielt worden wären.
Wenn Sie dies an einem Ihrer eigenen Prozesse testen möchten, bietet unser Servicepaket einen geeigneten Ausgangspunkt: einen Workshop, in dem erste konkrete Ansatzpunkte ermittelt werden, einen Proof of Concept, mit dem die Machbarkeit geprüft und die Risiken erfasst werden, sowie ein Implementierungsprojekt, in dessen Rahmen ein Teilprozess in X4 BPMS modelliert, implementiert, getestet und in Betrieb genommen wird.
Als Chief Technology Officer treibt Wolfgang Wiesner seit Mai 2025 die technologische Weiterentwicklung von SoftProject voran. Sein Schwerpunkt liegt auf zukunftssicheren Architekturen, technologischer Exzellenz und der erfolgreichen Umsetzung innovativer IT-Lösungen.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Geschäftsprozessautomatisierung?
Unter Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) versteht man den Einsatz von Software zur Ausführung eines wiederholbaren, durchgängigen Geschäftsprozesses mit geringem oder gar keinem manuellen Eingriff. Die Software liest Daten aus den entsprechenden Systemen aus, wendet die Geschäftsregeln an, leitet Ausnahmen an zuständige Mitarbeiter weiter und protokolliert jeden einzelnen Schritt.
Wofür steht die Abkürzung BPA in der Geschäftswelt?
BPA steht für „Business Process Automation“ (Geschäftsprozessautomatisierung). Es unterscheidet sich von „ BPM “ (Geschäftsprozessmanagement), dem übergeordneten Fachgebiet, das sich mit der Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen befasst. Es unterscheidet sich zudem von RPA (Robotic Process Automation), der robotergestützten Prozessautomatisierung, die einzelne Interaktionen auf der Ebene der Benutzeroberfläche automatisiert.
Welche Geschäftsprozesse eignen sich am besten für die Automatisierung?
Prozesse, die häufig ablaufen, festgelegten Regeln folgen, mehrere Systeme umfassen und bei Fehlern erhebliche Kosten verursachen. Verwaltungsprozesse wie die Rechnungsbearbeitung und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind in der Regel der Ausgangspunkt, da sie standardisiert und mit geringem Risiko verbunden sind. Kernprozesse bieten einen höheren Mehrwert, erfordern jedoch eine individuelle Modellierung.
Wie automatisiert man einen Geschäftsprozess?
Wählen Sie einen Prozess aus und legen Sie dessen Umfang fest, erfassen Sie den aktuellen Ablauf, gestalten Sie ihn vor der Automatisierung neu, modellieren Sie den Zielprozess in BPMN 2.0, integrieren Sie die Systeme, von denen er abhängt, testen und führen Sie einen Pilotbetrieb parallel zum manuellen Prozess durch, überwachen Sie ihn anschließend im Produktivbetrieb und verbessern Sie ihn.
Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsprozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung?
Die Workflow-Automatisierung umfasst eine Abfolge von Aufgaben, in der Regel innerhalb eines einzelnen Teams oder Systems. Die Geschäftsprozessautomatisierung umfasst einen durchgängigen Prozess, der sich über mehrere Systeme und Abteilungen erstreckt. Die Workflow-Automatisierung ist eine Geschäftsprozessautomatisierung in kleinerem Maßstab.
Wie lange dauert ein Projekt zur Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Bei einem gut definierten ersten Teilprozess dauert ein Proof-of-Concept in der Regel einige Wochen und die Inbetriebnahme des ersten Produktionsprozesses einige Monate. Der entscheidende Faktor ist so gut wie nie die Modellierung, sondern die Integration in die bestehende Systemlandschaft.
Was kostet die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Der Lizenzpreis ist selten der größte Kostenfaktor. Die Gesamtkosten hängen vor allem von der Integration in die bestehende Systemlandschaft ab, d. h. davon, wie viele Systeme angebunden werden müssen und ob dafür Standardadapter zur Verfügung stehen. Eine zuverlässige Kalkulation berücksichtigt die Kosten pro Fall, das jährliche Volumen, die erwartete Reduzierung manueller Arbeitsschritte sowie die Implementierungskosten einschließlich der Integration.
Welche Rolle spielt KI bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen?
KI erweitert die Automatisierung auf Schritte, die nicht durch Regeln abgedeckt werden können, wobei es sich meist um die Interpretation unstrukturierter Dokumente und Sprache handelt. In der Praxis hat sich folgendes Muster bewährt: Die KI wird innerhalb eines modellierten, überprüfbaren Prozesses eingesetzt, anstatt diesen zu ersetzen. Der Prozess legt fest, was geschehen darf und was protokolliert wird, während die KI die Interpretation oder eine bestimmte, abgegrenzte Entscheidung innerhalb dieses Prozesses übernimmt.
