Schlanke, flexible und effiziente Prozesse bilden die Grundlage jedes erfolgreichen Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie Dienstleister oder Hersteller, mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern sind und ob Sie in der Produktion, im Rechnungswesen, im Vertrieb oder im Service tätig sind: Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen hat Einzug in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen gehalten.
Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse allein reicht jedoch nicht aus. Bei vielen unserer Kundenprojekte stellen wir fest, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich überwachen und analysieren müssen, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen – hier kommt die Prozessmonitoring ins Spiel. Die Art und Weise, wie die Arbeit organisiert ist, hat entscheidenden Einfluss auf die Qualität der Dienstleistungen und darauf, wie wirtschaftlich diese erbracht werden. Moderne Technologien helfen Unternehmen dabei, den Weg zu optimalen betrieblichen Arbeitsabläufen zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie die Prozessleistung konstant auf einem hohen Niveau zu halten.
In diesem Leitfaden wird ausführlich erläutert, warum Sie Ihre Geschäftsprozesse mit X4 überwachen und analysieren sollten:
- Übersicht und Vorteile: Mit dem X4 Control Center bietet X4 BPMS ein leistungsstarkes Dashboard für das Business Activity Monitoring (BAM), das Echtzeitdaten zur Prozessverfügbarkeit, zu Bearbeitungszuständen und zu Laufzeiten liefert. Dadurch erhalten Geschäftsanwender und Administratoren jederzeit einen umfassenden Überblick über ihre Prozesse.
- Funktionen und Steuerungsmöglichkeiten: Das System besteht aus mehreren Modulen – dem „ Process Monitor “ zur Echtzeitüberwachung und KPI-Analyse, dem „Process Scheduler“ zur zeitgesteuerten Ausführung, dem „Parameter Editor“ zur Anpassung der Laufzeiteinstellungen und der „Web App Configuration“ für benutzerdefinierte Benutzeroberflächen. Alle diese Module lassen sich im Browser bedienen, wobei keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
- Vorteile für Ihr Unternehmen: Durch die zentrale Visualisierung technischer und geschäftlicher Prozesskennzahlen lassen sich die Effizienz steigern, die Qualität verbessern und Kosten senken. Die frühzeitige Fehlererkennung, eine schnellere Reaktion auf Störungen und die optimierte Ressourcennutzung unterstützen fundierte Entscheidungen – gestützt durch Echtzeit-Dashboards und flexible Berichte.
Die Herausforderungen: Warum benötigen Sie eine Prozessmonitoring?
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sich einen Vorteil zu verschaffen oder einen bestehenden Vorsprung auszubauen, müssen Sie in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens Fortschritte erzielen. Sie müssen:
- die Geschwindigkeit steigern (z. B. durch kürzere Taktzeiten)
- die Anpassungsfähigkeit steigern (z. B. neue Produkte oder Dienstleistungen)
- die Wirtschaftlichkeit steigern (z. B. durch eine effizientere Nutzung von Ressourcen)
Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihre Prozesse im Griff haben. Im Idealfall sind alle Prozesse erfasst, analysiert und modelliert, Prozessstandards sind definiert und dokumentiert, und die Prozesse werden effektiv und effizient gesteuert – und soweit wie möglich durch Business Process Management automatisiert. Interne Arbeitsabläufe verlaufen weitgehend fehlerfrei, schnell und kosteneffizient. Rollen und Zuständigkeiten sind klar definiert und transparent, alle Informationen sind leicht auffindbar, und die Kundenzufriedenheit ist hoch.
Die größte Herausforderung: Unternehmen agieren in einer VUCA-Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität geprägt ist. Von der Globalisierung des Wettbewerbs über technologische Sprünge bis hin zu regulatorischen Veränderungen – das Tempo des Wandels nimmt immer weiter zu und wirkt sich unmittelbar auf die Prozesslandschaft aus. Prozesse entwickeln ein Eigenleben, und es wird immer schwieriger, den Überblick zu behalten, fundierte Entscheidungen zu treffen sowie präventiv und proaktiv zu handeln.
Hier kommt die systematische Überwachung und Analyse von Prozessen ins Spiel.
Die Ziele des Prozessmonitoring
- Probleme und Risiken frühzeitig erkennen und deren Ursachen ermitteln
- Probleme beseitigen, bevor sie sich negativ auf das Geschäft auswirken
- Effizienzpotenziale identifizieren und nutzen
- Sich kontinuierlich weiterbilden und die Prozessleistung durch den Ausbau der Fachkompetenz verbessern
Gründe für die Einführung von Prozessmonitoring: Beispiele
- Die Einhaltung der Vorschriften muss verbessert werden, z. B. durch eine ISO-Zertifizierung
- Gesetzliche Anforderungen müssen erfüllt werden, z. B. im Bereich der IT-Sicherheit oder der Vorschriften für die Energiewirtschaft
- Die Geschäftsleitung wünscht sich KPI-Berichte zur Optimierung der Geschäftsprozesse und zum aktiven Risikomanagement
- Die IT-Abteilung benötigt detaillierte Kennzahlen für das IT-Eskalationsmanagement
Im folgenden Abschnitt gehen wir detailliert auf die Vorteile für die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens ein.
Ihre Vorteile: Wie zahlt sich die Überwachung Ihrer Geschäftsprozesse aus?
Das Prozessmonitoring – auch als Business Activity Monitoring bezeichnet – leistet mehr, als Prozesse über die Modellierungsphase hinaus sichtbar zu machen und zu standardisieren. Sie liefert wichtige Kennzahlen zum Prozesszustand, zu Engpässen und Störungen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Nutzer oder Abteilungen zugeschnitten sind. Denn das Prozessmanagement ist nicht einfach „abgeschlossen“, sobald eine Business-Process-Management-Initiative (BPM) eingeführt ist: Es erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Analyse der laufenden Prozesse sowie sinnvolle Folgemaßnahmen, um Problemen entgegenzuwirken und die Prozesse weiter zu optimieren.
Die 5 größten Vorteile von Prozessmonitoring
1. Transparenz und Benchmarking
- Ein Echtzeit-Überblick über Status und Prozessfortschritt
- Laufende Leistungsüberprüfungen: Vergleich von Soll- und Ist-Werten aus interner Perspektive sowie im Vergleich zu Wettbewerbern (Branchenindizes, Benchmarks von Verbänden usw.)
- Priorisierung von Maßnahmen bei den Prozessen, die den größten Mehrwert schaffen
2. Höhere Prozessqualität
- Ein Überblick über die Fehlerquote innerhalb eines Prozesses
- Ermittlung der häufigsten Fehler oder Engpässe
- Minimierung von Reibungsverlusten an Abteilungsgrenzen
3. Kostensenkung
- Detaillierter Einblick in die Prozesskosten
- Analyse von Prozessen oder Teilschritten mit hohem Ressourcenverbrauch (Zeit, Material, Personal)
4. Größere Flexibilität
- Schnellere Reaktion auf Probleme
- Proaktives Handeln durch selbstlernende Systeme
- Schnellere Anpassung an sich ändernde Markt- und Kundenanforderungen
5. Sicherheit und Risikominderung
- Präzise Prozessdokumentation für Compliance-Anforderungen, Audits und Zertifizierungen
- Aussagekräftige KPI-Dashboards und Managementberichte auf Knopfdruck
- Aktuelle Kennzahlen für interne Kontrollsysteme und das Eskalationsmanagement
Da die moderne Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen datengesteuert und softwaregestützt erfolgt, liegt die Verantwortung für die Prozessmonitoring häufig bei der IT. Das Prozessmonitoring beschränkt sich jedoch nicht auf IT-Prozesse: Es handelt sich um einen ganzheitlichen, integrativen Ansatz, der alle geschäftskritischen Arbeitsabläufe mit IT-Unterstützung abbildet, verwaltet, automatisiert, überwacht und analysiert – für jede Art von Prozess in jeder Abteilung. Denken Sie beispielsweise an Bestellprozesse in der Beschaffung, Rechnungsstellungsabläufe in der Buchhaltung, Produktionsprozesse in der Fertigung, Rekrutierungsabläufe im Personalwesen, Checkout-Prozesse in einem Online-Shop oder das Lead-Management im Vertrieb.
Wichtige Begriffe rund um die Prozessmonitoring
Geschäftsprozess
Eine Abfolge einzelner Aktivitäten, die Schritt für Schritt durchgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Geschäftsprozesse werden üblicherweise in Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Managementprozesse unterteilt.
Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Ein Ansatz zur zielorientierten Identifizierung, Modellierung, Ausführung, Überwachung und kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse einer Organisation. Dabei werden nicht nur technische Aspekte, sondern auch organisatorische und strategische Fragen berücksichtigt. Zur Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse in BPM wird häufig professionelle Software eingesetzt.
Überwachung von Geschäftsprozessen
Ein Teilgebiet von BPM, das sich mit der automatischen Überwachung der Ausführung modellierter Prozesse und der Erkennung potenzieller Abweichungen befasst.
Business Activity Monitoring (BAM)
Die Echtzeit-Erfassung wichtiger Leistungskennzahlen mit dem Ziel, die Geschwindigkeit und Effektivität von Geschäftsabläufen zu verbessern – in der Regel in Kombination mit BI-Tools. Wird häufig als Synonym für die Überwachung von Geschäftsprozessen verwendet.
Technische Systemüberwachung
Die Überwachung des technischen Betriebs und die aktive Benachrichtigung bei Störungen auf der Grundlage technischer Parameter wie Ladezeiten, Auslastung, Speicherkapazität oder Verfügbarkeit.
Geschäftsüberwachung
Die Geschäftsüberwachung erweitert die technische Systemüberwachung, indem sie technische Daten mit ihrem geschäftlichen Kontext (z. B. dem Nutzerverhalten) verknüpft. Ziel ist es, Unterbrechungen oder Verzögerungen bei der Bearbeitung zu erkennen – beispielsweise, um die Teams für die Fallbearbeitung rechtzeitig zu unterstützen, wenn sich zu viele Vorgänge im Posteingang angesammelt haben.
Prozess-Mining
Ob ERP oder CRM: Die meisten Geschäftsprozesse werden durch IT-Systeme unterstützt, die riesige Datenmengen darüber erfassen, wie die Prozesse tatsächlich ablaufen. Process Mining nutzt diese digitalen Spuren für Prozessanalysen, die über Soll-Ist-Vergleiche hinausgehen – es identifiziert Probleme und beantwortet mithilfe von Algorithmen auch das „Warum“, wodurch das Prozesswissen vertieft wird.
Kennzahl für Geschäftsprozesse
Ein konkreter Messwert, der zur Steuerung eines Prozesses herangezogen wird. Für eine effektive Überwachung ist es unerlässlich, für jedes Prozessziel (Zeit, Menge, Wert oder Qualität) die richtigen Kennzahlen auszuwählen.
Parameter prüfen
Ein Synonym für Prozesskennzahl.
Wie findet man „gute“ Prozesskennzahlen?
Prozesskennzahlen sind mit Ihren Geschäftszielen verknüpft und dienen als Kontroll- und Bewertungsparameter für die Prozessleistung. Das Erfolg Ihres Prozessmonitorings steht und fällt daher mit den spezifischen Kennzahlen, die Sie auswählen. Um die Prozessleistung automatisch aus bereits vorhandenen Daten zu rekonstruieren, setzen immer mehr Unternehmen auf Process Mining. Doch welche Parameter sollten Sie überwachen? Und zu welchem Zeitpunkt – und an welcher Stelle entlang der Prozesskette – sollten Messungen vorgenommen werden?
Angesichts der schieren Anzahl möglicher Kennzahlenkombinationen kann es vorkommen, dass man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Eine „gute“ Kennzahl liefert ein Steuerungssignal, aus dem man Schlussfolgerungen ziehen und Maßnahmen ableiten kann. Wenn Kennzahlen gebündelt und mit konkreten Prozesszielen und Zielwerten verknüpft werden, werden sie zu KPIs (Key Performance Indicators), die Abweichungen vom Ziel sichtbar machen und damit auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale hinweisen. Prozess-KPIs werden häufig in Dashboards oder Cockpits visualisiert.
Beispiele für häufig verwendete Prozesskennzahlen
Ergebniskennzahlen: Messung von Effektivität und Effizienz
Effektivitätskennzahlen zeigen, ob ein Prozess die an ihn gestellten Erwartungen erfüllt hat. Effizienzkennzahlen geben Aufschluss darüber, wie wirtschaftlich Prozesse ablaufen.
- Kundenzufriedenheit
- Fehlerquote
- Beschwerderate
- Herstellungskosten pro Einheit
- Maschinenkosten pro Einheit
- Arbeitskosten pro Einheit
Störungskennzahlen: Umgang mit Unsicherheit
Kennzahlen, die auf unerwünschte Einflüsse zurückzuführen sind, die Sie nicht kontrollieren können – Sie können lediglich deren negative Auswirkungen auf den Prozess begrenzen.
- Krankheitstage der Mitarbeiter
- Maschinenstillstand
- Wetter und saisonale Einflüsse
Kontrollkennzahlen: Steuerungsprozesse
Kennzahlen, die vom Prozessverantwortlichen direkt beeinflusst werden können.
- Qualifikation der Mitarbeiter
- Maschinenleistung (z. B. Verarbeitungsgeschwindigkeit)
- Fluktuationsrate
Lieferantenkennzahlen: Bewertung der Lieferantenleistungen
- Pünktliche Lieferung
- Genauigkeit der Liefermenge
- Reklamationsquote bei Rohstoffen
Ein zentrales Kriterium für gute Kennzahlen ist die Messbarkeit. Wenn Sie beispielsweise die Kundenzufriedenheit messen möchten, benötigen Sie ein vergleichbares und quantifizierbares System, wie beispielsweise ein Ampelsystem oder eine Fünf-Sterne-Bewertung.
Voraussetzungen für die Überwachung von Geschäftsprozessen
Die Grundlage für eine automatisiertes, IT-gestütztes Prozessmonitoring bilden Daten aus digitalisierten Prozessen: Je mehr Prozesse Sie bereits digital abgebildet haben und je mehr Daten Sie darüber erfassen, desto detaillierter können Ihre Analysen ausfallen – und desto besser können Sie aus den Ergebnissen Maßnahmen zur Prozessoptimierung ableiten.
Die Daten für das Prozessmonitoring können aus IT-Systemen stammen, die in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind, wie beispielsweise ein ERP-System, eine CRM-Software oder ein Workflow- bzw. Ticketing-System – grundsätzlich also jede Software, die Prozessaktivitäten protokolliert. Mit Process Mining gewinnen Sie Einblicke in den tatsächlichen Ablauf von Prozessen – den Ist-Zustand. Wenn diese Daten gebündelt, mit den im Business Process Management modellierten Soll-Zuständen in Beziehung gesetzt und mit BI-Tools kombiniert werden, verwandeln sich Rohdaten in aussagekräftige Informationen über Schwachstellen und Optimierungspotenziale.
Berücksichtigen Sie beim Einrichtung von Prozessmonitoring, welche Prozessbeteiligten welche Informationen benötigen: Das Management arbeitet mit anderen Kennzahlen als die IT, der Kundensupport oder die Logistik. Jeder Prozess lässt sich anhand einer Vielzahl von Merkmalen analysieren. Welche Parameter Sie überwachen und analysieren, hängt von der Perspektive des Prozessverantwortlichen ab. Unabhängig davon, welches Tool zum Prozessmonitoring Sie verwenden, besteht der erste Schritt daher darin, den „Dschungel der Kennzahlen“ zu entwirren und die richtigen Kennzahlen zu definieren – nämlich diejenigen, die den größten Einfluss auf das Prozessergebnis haben.
Ein Kennzahlenprofil kann bei der systematischen Überwachung helfen:
- Maßeinheit
- Prozessziel und konkreter Zielwert
- Interventionsgrenzen
- Häufigkeit der Abholung
- Erhebungsmethode
- Für die Kennzahl zuständiger Prozessverantwortlicher
Diese Kennzahlensätze werden anschließend in einzelnen Dashboards des Prozessmonitoringtools zusammengefasst und übersichtlich dargestellt.
Wichtig: Die Herausforderungen des Prozessmonitorings lassen sich nicht allein durch Technologie bewältigen. Softwaretools helfen Ihnen dabei, Daten zu erfassen, zu analysieren und in Informationen umzuwandeln. Damit diese Informationen in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können, benötigen Sie eine lebendige Unternehmenskultur, die auf kontinuierlicher Prozessoptimierung basiert. Die Einführung von Prozessmanagement sowie die Überwachung und Analyse von Prozessen ist daher ein Veränderungsprojekt, dessen Erfolg nicht zuletzt von der Akzeptanz und Motivation Ihrer Mitarbeiter abhängt.
Geschäftsprozessmonitoring in der Praxis mit der SoftProject-Plattform
Unternehmen, die ihre Prozesse automatisiert überwachen und analysieren möchten, benötigen eine digitale, intelligente Softwarelösung. Im Idealfall handelt es sich dabei um eine ganzheitliche Plattform, die alle Bereiche des Geschäftsprozessmanagements integriert – von der Datenerfassung über die Prozessmodellierung bis hin zur Prozessmonitoring.
Das X4 BPMS von SoftProject – eine Low-Code-Plattform, die Ihre Prozesslandschaft vollständig digitalisiert – ist der Motor dafür. Und da eine zuverlässige Überwachung von zuverlässigen Daten und einer kontrollierten Ausführung abhängt, ist das X4 BPMS in die umfassendere SoftProject-Plattform eingebettet: Data Governance schafft die vertrauenswürdige Datengrundlage, auf der Ihre Kennzahlen aufbauen, eine nahtlose Integration verbindet Ihre Quellsysteme, und eine durchgängige Automatisierung führt die Prozesse aus und überwacht sie.
Datenerfassung und -integration
Je nach Größe und Branche Ihres Unternehmens müssen verschiedene Datenquellen zusammengeführt werden – beispielsweise aus Systemen wie ERP und CRM. Wir vereinfachen diese Aufgabe mit über 200 Adaptern, die bestehende Systeme per Drag-and-Drop verbinden, darunter auch Systeme von Drittanbietern und spezielle Anforderungen wie Geografische Informationssysteme (GIS), Datensätze aus der Versicherungsbranche oder das Internet der Dinge (IoT). Unser MQTT-Adapter beispielsweise leitet Sensor- und Steuerungsdaten aus M2M-Fertigungsumgebungen direkt in Ihre Prozessmonitoring weiter. Daten und Dokumente können zwischen einer Vielzahl von Formaten und Protokollen konvertiert werden, sodass Ihre Prozessmonitoring eine gemeinsame „Sprache“ spricht. Datenmodelle werden unter Verwendung des gängigen XSLT 2.0-Standards transformiert, und ein integrierter Debugger überprüft jeden Workflow.
Eine zuverlässige Datenbasis mit dataspot. und MyDataCatalogue
Die Qualität der Überwachung hängt von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Mit dataspot. ergänzt SoftProject diese um geschäftsorientierte Datenverwaltung und Datenherkunft, sodass die Kennzahlen auf Ihren Dashboards auf klar definierte, gut nachvollziehbare Daten zurückgeführt werden können. MyDataCatalogue erfasst die Systeme und Datenquellen, aus denen Ihre Überwachung gespeist wird, und macht so transparent, woher jeder KPI stammt – eine wesentliche Voraussetzung für Audits, Compliance und vertrauenswürdige Berichterstattung.
Prozessmodellierung
Mit X4 BPMS modellieren Sie Geschäftsprozesse grafisch, indem Sie die passenden Prozessbausteine auswählen und per Drag-and-Drop einfügen – ganz im Einklang mit dem Notationsstandard BPMN 2.0 und den unterstützten „ by industry “-spezifischen Prozessbibliotheken. Workflows lassen sich direkt simulieren. Aufgaben für die Prozessbeteiligten werden mit nur wenigen Klicks mithilfe von „Human Task“-Aktivitätsblöcken definiert.
Prozessmonitoring und Steuerung der Prozessausführung
X4 BPMS bietet individuelle Dashboards mit Prozess-KPIs, die den aktuellen Ist-Zustand in Echtzeit visualisieren. Mithilfe von Web-Apps können Sie zudem Schnittstellen gestalten, über die jede Abteilung mit dem Prozess interagiert und bei Bedarf eingreift, um ihn zu steuern. Haben Sie Ihre Prozesse bereits digitalisiert? Dann nutzen Sie die Process Monitor-App, um sie zu überwachen und fehlende Überwachungsfunktionen nachzurüsten. Und wo die unternehmensweite Integration und Ausführung in großem Maßstab gesteuert werden müssen, ergänzt Phoenix ergänzt die Steuerung der Unternehmensintegration und -ausführung – damit die von Ihnen überwachten Prozesse auch zuverlässig gesteuert werden. Mit den aus der Überwachung gewonnenen Daten können Sie Ihre Prozesse kontinuierlich optimieren.
Ihr Einstieg in die professionelle Prozessmonitoring
Verschiedene Studien zeigen, dass durchschnittlich 20 bis 30 Prozent der Produktivität durch schlechte oder ineffektive Prozesse verloren gehen. Wissen Sie, in welchen Ihrer Prozesse ungenutztes Potenzial steckt und wo die größten Hebel für Optimierungen liegen? Eine professionelle Prozessmonitoring mit der SoftProject-Plattform hilft Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Wir beraten und unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zu Prozessexzellenz – von einer zuverlässigen Datenbasis mit dataspot. und MyDataCatalogue über die nahtlose Integration bis hin zur automatisierten Prozessmonitoring mit X4 BPMS und der geregelten Ausführung mit Phoenix.
Edouard Cante ist als Chief Product Officer für die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung des Produktportfolios von SoftProject verantwortlich. Mit seinem fundierten Marktverständnis und seiner hohen Innovationskraft treibt er kundenorientierte Lösungen voran und sichert die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen zur Prozessmonitoring
Warum gewinnen die Überwachung und Optimierung von Prozessen zunehmend an Bedeutung?
Viele gängige Ansätze zur Effizienzsteigerung sind bereits ausgeschöpft, während die Arbeitsabläufe immer komplexer und das Umfeld immer dynamischer werden („VUCA“). Deshalb müssen Geschäftsprozesse – ganz gleich, wie gut sie modelliert wurden – kontinuierlich überprüft und optimiert werden. Das Prozessmanagement ist ein iterativer Zyklus.
Was sind die Ziele der Prozessoptimierung?
Die Ziele der Prozessmonitoring und der daraus resultierenden Optimierung können sich von Unternehmen zu Unternehmen erheblich unterscheiden. Zu den übergeordneten Zielen zählen in der Regel die Senkung der Kosten, die Minimierung von Prozess- und Durchlaufzeiten, die Verbesserung der Qualität, die Steigerung der Produktivität sowie eine effizientere Nutzung der Ressourcen.
Was ist Prozessmonitoring?
Prozessmonitoring (Business Process Monitoring) ist ein wichtiger Teilbereich des Prozessmanagements. Sie umfasst die Erfassung und Analyse von Prozessdaten mit dem Ziel, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, deren Ursachen zu ermitteln und bei Bedarf einzugreifen, um den Prozess wieder in die richtige Bahn zu lenken.
Warum sind Prozesskennzahlen und Prozessmessungen wichtig?
Prozesse lassen sich nur dann steuern und optimieren, wenn ihre Leistung messbar ist. Beim Prozessmonitoring werden den Prozessen daher Kennzahlen zugewiesen, die sich möglichst einfach erfassen lassen und die Leistung im Verhältnis zum Prozessziel quantifizierbar machen (Soll-Ist-Vergleich).
Wie lässt sich ein Prozess überwachen?
Bei der Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen definieren Sie Workflows, die durch bestimmte Prozessereignisse ausgelöst werden – beispielsweise die automatische Benachrichtigung des Prozessverantwortlichen, wenn eine zugewiesene Prozesskennzahl einen festgelegten Schwellenwert überschreitet.
Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Prozess?
Ein Prozess ist eine zielgerichtete Abfolge von miteinander verbundenen Aktivitäten, durch die Inputs (z. B. Materialien, Arbeitskraft, Informationen, Kapital) durch eine Umwandlung in definierte Outputs (z. B. Produkte, Dienstleistungen, Einnahmen) umgewandelt werden. Die Begriffe „Workflow“ und „Prozess“ werden oft synonym verwendet, doch das Konzept eines Prozesses geht über die Beschreibung eines bloßen Workflows hinaus.
