Die meisten Unternehmen verfügen über eine Vielzahl von Prozessen – und weitaus weniger Mitarbeiter, die tatsächlich dafür verantwortlich sind. Die Zuständigkeiten sind auf verschiedene Abteilungen verteilt, die Dokumentation ist veraltet, und niemand kann mit Sicherheit sagen, ob ein bestimmter Prozess noch der Unternehmensstrategie dient. Genau diese Lücke soll der Geschäftsprozessverantwortliche schließen.
In diesem Artikel wird erläutert, welche Aufgaben ein Business Process Owner hat, wie sich diese Rolle von der eines Product Owners unterscheidet, wo sie den größten Mehrwert bietet und was – sowohl organisatorisch als auch technologisch – erforderlich ist, um sie erfolgreich zu etablieren.
Ein Business Process Owner ist der Verantwortliche für einen Prozess von Anfang bis Ende: Er trägt die Verantwortung dafür, wie dieser gestaltet wird, wie er funktioniert und wie er sich weiterentwickelt.
Was ist ein Business Process Owner?
Der Business Process Owner (BPO) spielt eine zentrale Rolle bei der Prozesssteuerung in einem Unternehmen. Der BPO ist für die Gestaltung, das Management und die kontinuierliche Verbesserung eines oder mehrerer Geschäftsprozesse verantwortlich – durchgängig und abteilungsübergreifend.
Was diese Rolle so besonders macht, ist die Kombination verschiedener Perspektiven, die sie erfordert. Ein Business Process Owner benötigt ein tiefgreifendes Verständnis der Geschäftsziele, praktische Kenntnisse der IT-Landschaft sowie fundierte Fähigkeiten im Prozessmanagement. Diese Kombination ermöglicht es ihm, seine eigentliche Aufgabe zu erfüllen: sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse weiterhin auf die strategischen Ziele und die betrieblichen Gegebenheiten abgestimmt bleiben und nicht einfach in die Richtung abdriften, die die Systeme gerade zulassen.
Wichtig ist, dass Verantwortung nicht mit Ausführung gleichzusetzen ist. Der BPO-Anbieter führt die Prozessschritte nicht unbedingt selbst durch. Er trägt jedoch die Verantwortung für das Ergebnis – dessen Effizienz, Qualität, Compliance und Zweckmäßigkeit.
Was macht ein Business Process Owner?
Die Aufgaben eines Business Process Owner lassen sich in der Regel in fünf Bereiche unterteilen:
- Prozessgestaltung und -modellierung. Das BPO definiert und modelliert den Prozess, in der Regel in einer standardisierten Notation wie beispielsweise BPMN 2.0, und stellt sicher, dass er ordnungsgemäß dokumentiert, in sich konsistent und für die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens optimiert ist.
- Leistungsmanagement der Prozesse. Der BPO-Anbieter überwacht die Leistung anhand von KPIs – Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Kosten pro Fall, Einhaltung der SLAs –, identifiziert Engpässe und Ineffizienzen und leitet Korrekturmaßnahmen ein.
- Kontinuierliche Verbesserung. Mithilfe von Methoden wie Lean, Six Sigma oder Business Process Management treibt das BPO Verbesserungszyklen voran, damit der Prozess mit einem sich wandelnden Betriebsumfeld Schritt hält, anstatt still und leise an Qualität einzubüßen.
- Funktionsübergreifende Koordination. Da durchgängige Prozesse abteilungsübergreifend sind, arbeitet der BPO-Anbieter eng mit allen beteiligten Bereichen zusammen, um sicherzustellen, dass die Prozesse nahtlos ineinandergreifen und die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen.
- Unterstützung und Veränderungsmanagement. Neue oder überarbeitete Prozesse funktionieren nur, wenn die Mitarbeiter sie verstehen. Der BPO ist für Schulungen und Kommunikation zuständig und muss sicherstellen, dass alle Beteiligten einheitlich darüber im Klaren sind, was mit dem Prozess erreicht werden soll.
Entgegen einer weit verbreiteten Annahme endet die Aufgabe des Geschäftsprozessverantwortlichen nicht mit der Prozessgestaltung. Leistungsmanagement und kontinuierliche Verbesserung gehören ebenso zu seinem Aufgabenbereich.
Business Process Owner vs. Produktverantwortlicher
Die beiden Rollen werden häufig verwechselt, insbesondere in Organisationen, die agile Projektabwicklung und Prozesssteuerung parallel betreiben. Sie unterscheiden sich jedoch voneinander – und ergänzen sich.
Wesentliche Unterschiede
| Business Process Owner | Produktverantwortlicher | |
|---|---|---|
| Ziel | Geschäftsprozesse optimieren, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern | Ein bestimmtes Produkt so verwalten und bereitstellen, dass es den Kundenbedürfnissen entspricht |
| Geltungsbereich | Funktionsübergreifende Prozesse, die mehrere Abteilungen umfassen | Ein einzelnes Produkt, eine einzelne Dienstleistung oder ein einzelnes Funktionspaket |
| Rechenschaftspflicht | Prozessleistung und strategische Ausrichtung | Anforderungen, Backlog-Management und Bereitstellung |
| Zeithorizont | Verantwortung während des gesamten Lebenszyklus | Release-orientiert, Schritt für Schritt |
Was sie gemeinsam haben
- Kontinuierliche Verbesserung. Beide Funktionen führen Verbesserungszyklen durch – die eine im Bereich der Prozesse, die andere im Bereich der Produkte.
- Strategische Perspektive. Beide müssen die täglichen Entscheidungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen.
- Stakeholder-Management. Beide fungieren als Schnittstelle zwischen den geschäftlichen Anforderungen und der technischen Umsetzung.
In der Praxis funktionieren die beiden Rollen am besten im Zusammenspiel: Der Product Owner legt fest, was die Software leistet, während der Business Process Owner bestimmt, wie die Organisation damit umgeht.
Wo ein Business Process Owner den Unterschied macht: praktische Beispiele
Versicherung. Die vollständige Abwicklung des Schadenprozesses – von der ersten Schadenmeldung über die Schadensfeststellung bis hin zur Regulierung – sowie die Verkürzung der Durchlaufzeiten durch die Beseitigung von Medienbrüchen zwischen Portal, Kernsystem und Partnernetzwerken.
Öffentlicher Sektor. Digitalisierung von Bürgerdiensten und Antragsverfahren für Fördermittel, damit Anträge transparent eingereicht, nachverfolgt und bearbeitet werden können, wobei eine klare Rechenschaftspflicht hinsichtlich der Bearbeitungszeiten besteht.
Versorgungsunternehmen. Standardisierung der Marktkommunikation und der Anschlussprozesse, bei denen gesetzliche Fristen die Prozesssicherheit zu einer Frage der Compliance machen und nicht nur zu einem „Nice-to-have“.
Gesundheitswesen. Koordination der Verwaltungsprozesse zwischen klinischen Systemen und Abrechnungssystemen, damit Patientendaten nur einmal erfasst und einheitlich verwendet werden.
Fertigung und Logistik. Neugestaltung der Lieferketten- und Auftragsprozesse zur Kostensenkung, Verbesserung der Liefertreue und Steigerung der Kundenzufriedenheit.
In jedem einzelnen dieser Fälle ist das Muster dasselbe: Der Prozess überschreitet System- und Abteilungsgrenzen, und ohne einen namentlich benannten Verantwortlichen ist niemand für das Gesamtbild verantwortlich.
Welche Vorteile bietet die Rolle des Geschäftsprozessverantwortlichen?
- Höhere betriebliche Effizienz. Gut gesteuerte Prozesse nutzen Ressourcen effizienter, reduzieren Nacharbeiten und senken die Kosten pro Transaktion.
- Strategische Ausrichtung. Die Prozesse bleiben mit den Unternehmenszielen verknüpft und entwickeln sich nicht zufällig weiter.
- Geringeres Risiko. Durch kontinuierliche Überwachung lassen sich Compliance-Lücken, Single Points of Failure und Kontrollschwächen frühzeitig aufdecken.
- Klare Verantwortlichkeiten. Wenn in einem abteilungsübergreifenden Prozess etwas schiefgeht, gibt es einen festgelegten Verantwortlichen – statt einer endlosen Schuldzuweisung.
- Schnellere Umstellung. Ein Eigentümer, der den Prozess von Anfang bis Ende kennt, kann die Auswirkungen einer Änderung innerhalb von Tagen statt Monaten einschätzen.
So etablieren Sie die Rolle des Geschäftsprozessverantwortlichen erfolgreich
Organisatorische Voraussetzungen
- Unterstützung durch die Führungsspitze. Ohne sichtbare Rückendeckung durch die Führungsspitze hat ein BPO zwar Verantwortung, aber keine Befugnisse – und abteilungsübergreifende Veränderungen kommen zum Stillstand.
- Die richtigen Fähigkeiten. Kompetenzen in den Bereichen Prozessmanagement, Datenanalyse und Veränderungsmanagement sowie ausreichende technische Kenntnisse, um fundierte Gespräche mit der IT-Abteilung führen zu können.
- Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Diese Rolle zahlt sich nur in einer Organisation aus, die Prozessänderungen als Normalität und nicht als Störung betrachtet.
- Ein klares Mandat. Legen Sie fest, welche Prozesse in den Zuständigkeitsbereich fallen, welche Entscheidungen der BPO eigenständig treffen kann und wie Konflikte mit den Prioritäten der Abteilungen gelöst werden.
Die Werkzeuge, die ein Business Process Owner benötigt
- Eine BPM zur Modellierung, Automatisierung und Orchestrierung von Prozessen – idealerweise eine, bei der das Modell direkt ausführbar ist, damit Dokumentation und Praxis nicht auseinanderlaufen.
- Integrationsfähigkeit, da durchgängige Prozesse fast immer mehrere Systeme umfassen. Ohne diese Fähigkeit endet die Automatisierung an jeder Systemgrenze.
- Überwachung und Analyse zur Messung der Prozessleistung in Echtzeit und zur Ermittlung von Verbesserungspotenzialen auf der Grundlage von Daten statt Einzelberichten.
- Zuverlässige Stammdaten. Ein Prozess ist nur so gut wie die Daten, die durch ihn fließen. Doppelte Kundeneinträge oder inkonsistente Produktdaten führen zu Prozessfehlern, für die das BPO dann zur Verantwortung gezogen wird – deshalb gehören Prozess-Governance und Daten-Governance untrennbar zusammen.
- Tools für die Zusammenarbeit, damit Geschäftsbereiche, IT und Betrieb immer auf dem gleichen Stand sind.
Um erfolgreich zu sein, benötigt ein Business Process Owner fundierte Fachkenntnisse, die richtigen BPM Analysetools – sowie die uneingeschränkte Unterstützung durch die Unternehmensleitung.
Wie SoftProject Business Process Owner unterstützt
SoftProject arbeitet mit Unternehmen zusammen, die der Rolle des Geschäftsprozessverantwortlichen echte operative Hebelwirkung verleihen möchten. Drei Produkte auf der SoftProject-Plattform decken verschiedene Aspekte der Anforderungen dieser Rolle ab – Modellierung und Automatisierung, Ausführung im Unternehmensmaßstab sowie die zugrunde liegende Datenbasis.
X4 BPMS: Prozesse modellieren, automatisieren und überwachen
Die Low-Code-PlattformX4 BPMS vereint Modellierung, Automatisierung, Integration und Überwachung in einer einzigen Umgebung – genau das Toolset, auf das sich die Rolle im Tagesgeschäft stützt:
- Prozesse lassen sich sofort modellieren und ausführen. Die Prozesse werden grafisch nach BPMN 2.0 entworfen BPMN 2.0 sind direkt ausführbar. Das Modell, das ein BPO mit den Fachabteilungen bespricht, ist genau das Modell, das in der Produktion läuft – ohne Übersetzungsschicht, ohne Abweichungen in der Dokumentation.
- Verbinden Sie alle beteiligten Systeme miteinander. Mit mehr als 200 vorgefertigten Adaptern und einem integrierten Enterprise Service Busverbindet X4 BPMS ERP, CRM, Kernversicherungs-, legacy IoT miteinander, sodass durchgängige Prozesse auch wirklich durchgängig ablaufen.
- Beziehen Sie die Mitarbeiter über Web-Apps ein. Formulare, Eingabemasken und Dashboards für manuelle Prozessschritte werden mit Low-Code erstellt und direkt in den laufenden Prozess eingebunden.
- In Echtzeit überwachen und optimieren. Der Process Monitor X4 Control Center BPOs Einblick in jede aktive Prozessinstanz, Schnittstelle und Anwendung – einschließlich der Stellen, an denen Fehler und Verzögerungen auftreten –, wodurch die kontinuierliche Verbesserung zu einem datengestützten Prozess wird.
- Halten Sie mit dem Tempo des Geschäfts Schritt. Dank des Low-Code-Ansatzes und wiederverwendbarer Prozessmodule kann ein BPO-Anbieter eine Verbesserungsidee innerhalb weniger Tage testen, anstatt sie im IT-Backlog für den nächsten Release-Zyklus einzureihen.
Phoenix: Steuerung der Ausführung in einer komplexen Systemlandschaft
Wenn sich ein Prozess über eine große, heterogene IT-Landschaft erstreckt – und insbesondere in regulierten Umgebungen – fungiert Phoenix als Rückgrat für die Integration und Ausführung. Es verbindet fragmentierte Systeme, automatisiert geschäftskritische Prozesse und steuert, wie diese Automatisierung tatsächlich abläuft.
Für einen Geschäftsprozessverantwortlichen sind drei Funktionen von größter Bedeutung. Phoenix unterstützt hybride Automatisierung: Menschliche Aufgaben, Genehmigungen und Validierungen sind direkt in automatisierte Abläufe eingebettet und werden genauso gesteuert und nachverfolgt wie Systemschritte – so werden die Übergaben zwischen Menschen und Systemen nicht länger zu blinden Flecken. Die Lösung bietet Ausführungssteuerung, bei der Rollen, Zugriffsrechte und Laufzeitverhalten zentral definiert werden, sowie Überwachung, Protokolle und Prüfpfade, die Abhängigkeiten sichtbar machen und es Teams ermöglichen, die Auswirkungen einer Änderung zu bewerten, bevor diese in die Produktion gelangt. Zudem umfasst sie ein integriertes Stammdatenmanagement, das den Prozessen einen konsistenten Satz an Kunden-, Produkt- und Lieferantendaten als Grundlage zur Verfügung stellt.
dataspot.: Verstehen, welche Auswirkungen eine Prozessänderung hat
Jede sinnvolle Prozessänderung wirkt sich auf Daten aus – und der Grund, warum Verbesserungsinitiativen ins Stocken geraten, liegt oft darin, dass niemand mit Sicherheit sagen kann, was dadurch noch nicht mehr funktionieren wird. dataspot. geht dieses Problem direkt an, indem es Daten aus geschäftlicher statt aus technischer Perspektive verwaltet.
Es verknüpft geschäftliche Definitionen mit technischen Metadaten und macht die Zuständigkeiten transparent: Verantwortlichkeiten und Berechtigungen werden den Datenbeständen zugeordnet, was das datenseitige Pendant zur Prozessverantwortung darstellt. Dank der Analyse der geschäftlichen Herkunft und der Auswirkungen kann ein BPO nachvollziehen, wie sich eine Änderung auf nachgelagerte Daten, Berichte und Prozesse auswirkt – wodurch aus einer Folgenabschätzung, die bisher aus einer Reihe von Flurgesprächen bestand, eine nachweisbare Grundlage wird. dataspot. dokumentiert zudem Prozesse und deren Datenabhängigkeiten, was es zu einer naheliegenden Ergänzung eines Prozessregisters macht.
Insgesamt lässt sich der Kernpunkt einfach zusammenfassen: Der häufigste Grund, warum die Prozessverantwortung in der Praxis scheitert, ist nicht ein Mangel an guten Ideen – sondern dass der Verantwortliche keine realistische Möglichkeit hat, diese umzusetzen, keinen verlässlichen Überblick darüber hat, welche Auswirkungen eine Änderung haben wird, und keine Faktengrundlage besitzt, um seine Argumente zu untermauern. Tools, die es den Prozessverantwortlichen auf der Geschäftsseite und der IT ermöglichen, auf der Grundlage derselben Modelle zu arbeiten, beseitigen diesen Engpass.
Edouard Cante ist als Chief Product Officer für die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung des Produktportfolios von SoftProject verantwortlich. Mit seinem fundierten Marktverständnis und seiner hohen Innovationskraft treibt er kundenorientierte Lösungen voran und sichert die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Business Process Owner?
Ein Business Process Owner ist die Person, die für die Gestaltung, die Durchführung und die kontinuierliche Verbesserung eines durchgängigen Geschäftsprozesses verantwortlich ist, einschließlich dessen Ausrichtung auf die strategischen Ziele des Unternehmens.
Was ist der Unterschied zwischen einem Business Process Owner und einem Prozessmanager?
Der Business Process Owner trägt die strategische Verantwortung für den Prozess und dessen Ergebnisse. Ein Prozessmanager oder Prozessanalyst unterstützt in der Regel den täglichen Betrieb sowie die Modellierungs- und Analysearbeiten im Rahmen dieses Auftrags.
Ist der Business Process Owner eine IT-Funktion oder eine betriebswirtschaftliche Funktion?
In erster Linie eine geschäftliche Funktion. Da jedoch die meisten End-to-End-Prozesse per Software abgewickelt werden, benötigt ein effektives BPO ausreichendes technisches Verständnis, um als gleichberechtigter Partner mit der IT zusammenarbeiten zu können.
Wie viele Prozesse sollte ein Business Process Owner betreuen?
In der Regel handelt es sich um eine kleine Anzahl miteinander verbundener End-to-End-Prozesse. Wenn die Zuständigkeiten zu weit gestreut sind, wird die Verantwortung nur noch nominell – der Sinn der Rolle liegt jedoch in echter Verantwortlichkeit, die eine gewisse Tiefe erfordert.
Welche Werkzeuge benötigt ein Business Process Owner?
Zumindest: eine BPM für die Modellierung und Automatisierung, Integrationsmöglichkeiten über Systemgrenzen hinweg sowie Überwachungs- und Analysefunktionen zur Messung der Prozessleistung.
Muss ein Business Process Owner programmieren können?
Nein. Bei Low-Code-Plattformen wie X4 BPMS werden Prozesse grafisch modelliert und ohne Programmiercode ausgeführt, sodass der BPO direkt am Prozess arbeiten kann, anstatt eine Entwicklungswarteschlange durchlaufen zu müssen.
