Die Verwaltungsabteilungen eines Unternehmens bearbeiten in Zusammenarbeit mit allen anderen Abteilungen des Unternehmens eine Vielzahl von Prozessen. Gerade in diesen Abteilungen sind die potenziellen Vorteile einer Prozessoptimierung oft am größten.
Was bedeutet Optimierung der Verwaltungsprozesse für Mitarbeiter?
Wenn von der Automatisierung von Aufgaben mit geringer Wertschöpfung die Rede ist, denkt man sehr oft an Verwaltungsaufgaben, manuelle Dateneingabe und mühsame Prüfarbeiten. Dabei spielen Verwaltungsprozesseim Kern eines Unternehmens einezentrale Rolle. Diese Prozesse bilden das organisatorische Rückgrat: Revision, Beschaffung, Poststelle, Buchungvon Besprechungsräumen, Reinigung und Instandhaltung, Sekretariatsarbeit, Archivierung, Arbeitsbedingungen usw. Dieser Oberbegriff umfasst einäußerst vielfältiges Spektrum an Tätigkeiten und Prozessen.
Gerade weil Verwaltungsprozesse für den reibungslosen Geschäftsbetrieb unerlässlich sind, muss zwischen zeitaufwändigen Aufgaben ohne Mehrwert und den Tätigkeiten unterschieden werden, die weiterhin von Menschen erledigt werden sollten. Die Optimierung von Prozessen bedeutet daher, den Wert der Verwaltungsmitarbeiter zu würdigenund gleichzeitig die Qualität und Produktivität zu steigern.
Allgemeiner betrachtet bietet sich dem Unternehmen damit auch die Gelegenheit, die Engpässe zu beseitigen, die manche dieser Prozesse verursachen können. Solche Engpässe stelle nnicht nur für die betroffene Verwaltungsabteilung, sondern für das gesamte Unternehmen ein Problem dar.
Hinter dem allgemeinen Konzept, die Dateneingabe zu automatisieren, Arbeitsabläufe zu strukturieren und den menschlichen Einsatz auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, liegen folgende Hauptbereiche der Optimierung administrativer Prozesse:
- Gewinnen Sie neue Einblicke und verbessern Sie Ihre Arbeitsmethoden, indem Sie Prozesse auf funktionaler Ebene modellieren
- Manuelle Dateneingaben und unnötige Aufgaben im Allgemeinen vermeiden
- Papierlos arbeiten– Informationen und Datenflüsse digitalisieren, um die Nutzung zu vereinfachen und bessere Konsolidierungsmöglichkeiten zu schaffen
- Die Zugriffssicherheit verbessern, die langfristige Datensicherheit gewährleisten, einen Prüfpfad bereitstellen
- Datenflüsse, den Informationsaustausch und Warnmeldungen automatisieren und beschleunigen
- Verwaltungsprozesse indas gesamte Informationssystem einbinden
Auftragsbuchverwaltung: ein gängiges Beispiel für die Optimierung von Verwaltungsprozessen
Am Beispiel von Prozessen im Zusammenhang mit der Konsolidierung von Auftragsbüchern bei Großhandelsunternehmen oder Zulieferern in der Fertigungsindustrie müssen Verwaltungsmitarbeiter regelmäßig die Websites verschiedener Kunden und Partner aufrufen und neue Daten mit bereits erfassten Daten zusammenführen, wobei sie etwaige Änderungen an den bereits gespeicherten Informationen berücksichtigen müssen.
Dieser gesamte Prozess ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, einschließlich sich wiederholender Doppelprüfungen und kleinerer Änderungen: Das Abrufen von Quelldaten in verschiedenen Formaten (Excel, Screenshots, manuelle Neueingabe von Daten), bevor diese mit dem aktuellen Auftragsbuch (oder der vorherigen Version) abgeglichen werden, und anschließend das Vornehmen von Anpassungen im ERP , wobei jeder offene Auftrag einzeln bearbeitet wird. Der Großteil dieser und vieler anderer Vorgänge lässt sich mit unseren Plattformen automatisieren, die BPM (Business Process Management) mit Application-Bus-Lösungen, MDM (Master Data Management) und API-Management kombinieren.
Ebenso können die Bearbeitung von Prüfungen (Verfügbarkeit von Lagerbeständen oder Wareneingängen) und Sonderfälle („Ausnahmen“) mithilfe der komplexen Business-Rules-Engine abgewickelt und den Benutzern angezeigt werden.
Die Orchestrierung von Datenflüssen ist besonders nützlich für Verwaltungsmitarbeiter, die schnell feststellen können, dass sich der Zeitaufwand für Aufgaben mit geringem oder gar keinem Mehrwert verringert, und die dadurch mehr Zeit für komplexere Angelegenheiten aufwenden können, die fürdie Unternehmensleistung von größerem Nutzen sind.
ROI (Return on Investment) der SoftProject-Plattformen
Mit einer Plattform wie SoftProject können Verwaltungsmitarbeiter dank der Datenerfassung, -aufbereitung, des Abgleichs mit bestehenden ERP und der Darstellung auf übersichtlichen und praxisorientierten Bildschirmen die Daten wesentlich schneller anpassen und bearbeiten. Anschließend können sie auch alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um offene Aufträge im ERP oder in anderen relevanten Anwendungen zu aktualisieren.
Die Amortisation der Investition in die SoftProject-Plattformen ist in der Regel in weniger als einem Jahr erreicht.
Über diesen quantifizierbaren Nutzen hinaus ermöglichen die Servicequalität, die Rückverfolgbarkeit der ausgetauschten Daten und Statistiken zu Auftragsänderungen für jeden einzelnen Lieferanten dem Unternehmen, sich leichter an Veränderungen im Portfolio anzupassen und proaktiver zu handeln.
Schließlich umfasst die SoftProject-Plattform einige vorkonfigurierte Verwaltungsprozesse wie die automatisierte Auftragserstellung und die Einleitung von Rechnungsstapelverarbeitungen.
Als Chief Technology Officer treibt Wolfgang Wiesner seit Mai 2025 die technologische Weiterentwicklung von SoftProject voran. Sein Schwerpunkt liegt auf zukunftssicheren Architekturen, technologischer Exzellenz und der erfolgreichen Umsetzung innovativer IT-Lösungen.
