Les services administratifs d’une organisation travaillent sur de nombreux processus de gestion en collaboration avec tous les autres services de l’entreprise (RH, audit, comptabilité, approvisionnement, juridique, locaux…) . Les ressources humaines impliquées sont souvent nombreuses.C’est dans ces services que les gains potentiels liés à l’optimisation des processus sont généralement les plus importants.
Que signifie « l'optimisation
des processus administratifs ?
Quand on fait référence à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, on associe souvent cela aux actions administratives, de saisies manuelles et de contrôle fastidieuses. Pour autant les processus administratifs ont un rôle central au cœur des entreprises : ce sont eux qui structurent une part importante de l’organisation : audit, intendance, courrier, réservation des salles de réunion, entretien, secrétariat, traitement des dossiers, conditions de travail… Derrière un terme générique, les actions et les processus sont extrêmement diversifiés!
C’est justement parce que les processus administratifs sont essentiels au fonctionnement de l’organisation qu’il faut différencier les tâches chronophages et sans valeur des actions qui doivent rester pilotées par des humains et des ressources internes. Optimiser les workflows c’est donc valoriser le personnel administratif et leurs compétences, tout en permettant d’augmenter la qualité et la productivité. C’est ainsi également un choix d’innovation managériale !
De manière plus générale pour l’entreprise, c’est aussi l’occasion de se libérer de goulots d’étranglement que sont parfois certains de ces enchainements d’actions et d’étapes. Au-delà des services administratifs, ces goulots freinent l’ensemble de la société..
Au-delà de l'idée générale consistant à automatiser la saisie des données, à structurer les flux de travail et à concentrer les efforts humains sur la création de valeur ajoutée, les principaux axes d'optimisation des processus administratifs sont les suivants :
- Adoptez un autre point de vue et améliorez vos méthodes de travailen modélisant les processus au niveau fonctionnel
- Éliminerla saisie manuelle des données et, de manière générale, toutes les tâches superflues
- Passez au zéro papier: numérisez les informations et les flux de données pour plus de facilité d'utilisation et de meilleures possibilités de consolidation
- Renforcer la sécurité des accès, garantir lasécurité à long terme des données, fournir une piste d'audit
- Automatiser et accélérer les flux de données, la circulation des informations et des alertes
- Intégrer les processus administratifs au seindu système d'information global
La gestion des carnets de commandes: un exemple courant d’optimisation des processus administratifs
Si l’on prend l’exemple des processus liés à la consolidation des carnets de commandes au sein d’entreprises de négoce ou sous-traitants industriels, les équipes administratives doivent se connecter régulièrement sur les sites des différents donneurs d’ordres clients et partenaires et consolider les nouvelles données avec celles déjà collectées, en tenant compte des éventuelles modifications sur celles déjà enregistrées.
L'ensemble de ce processus implique un travail manuel considérable, notamment des vérifications répétitives et des modifications mineures: récupération des données sources sous différents formats (Excel, captures d'écran, ressaisie manuelle des données) avant de les comparer au carnet de commandes actuel (ou à la version précédente), puis d'effectuer des ajustements dans le ERP , en traitant chaque commande en cours une par une. La plupart de ces opérations, ainsi que de nombreuses autres, peuvent être automatisées grâce à nos plateformes qui combinent BPM Business Process Management avec des solutions de bus d'applications, le MDM (Master Data Management) et la gestion des API.
De la même manière, le traitement des contrôles (disponibilité des stocks ou entrées de marchandises) et des cas particuliers (« exceptions ») peut être géré à l'aide du moteur de règles métier avancé, puis affiché aux utilisateurs.
L’orchestration des flux et des workflows est particulièrement utile pour les équipes administratives qui peuvent rapidement diminuer le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée pour se consacrer davantage au traitement des cas plus compliqués et plus utiles pour la performance de l’entreprise.
Retour sur investissement (ROI) des plateformes SoftProject
Grâce à une plateforme telle que SoftProject, la collecte des données, leur mise en forme, leur comparaison avec ERP existantes ERP et leur présentation sur des écrans clairs et pratiques pour les utilisateurs permettent au personnel administratif de modifier et de traiter ces données beaucoup plus rapidement. Il peut ensuite prendre toutes les mesures nécessaires pour mettre à jour les commandes en cours dans le ERP ou dans toute autre application concernée.
Le retour sur investissement des plateformes SoftProject est généralement atteint en moins d'un an.
Au-delà de cet avantage quantifiable, la qualité du service, la traçabilité des données échangées et les statistiques relatives aux modifications apportées aux commandes pour chaque fournisseur permettent à l'entreprise de s'adapter plus facilement aux changements intervenant dans le portefeuille et d'adopter une approche plus proactive.
Enfin, la plateforme SoftProject intègre certains processus administratifs préconfigurés, tels que la création automatisée des commandes et le lancement de cycles de facturation par lots.
En tant que directeur technique, Wolfgang Wiesner pilote le développement technologique de SoftProject depuis mai 2025. Il met l'accent sur les architectures pérennes, l'excellence technologique et la mise en œuvre réussie de solutions informatiques innovantes.
