Carla Blau und ihr Team bearbeiten täglich über 270 Anträge auf Akteneinsicht für Mandanten in ganz Deutschland. Seit über 20 Jahren unterstützt die Berliner Anwaltskanzlei Blau Mandanten bei der Akteneinsicht in Ordnungswidrigkeits- und Strafverfahren. Sie fordert Ermittlungsakten bei der office beim Gericht an, erstellt Auszüge und sendet diese an den Mandanten. Für die Versicherungsbranche hat die Kanzlei besonders effiziente Prozesse entwickelt, die nach ISO 9001:2015 zertifiziert sind. Diese Prozesse nutzen auch das „Insurance Gateway“, eine Komponente der Digitalisierungsplattform X4 BPMS, die Arbeitsabläufe beschleunigt und sowohl den eigenen Mitarbeitern als auch den Mitarbeitern der Mandanten Zeit und Aufwand spart.
Der Zugriff auf Akten – vom ersten Mandatsbeginn bis zur endgültigen Abrechnung – ist mit regelmäßigen Telefonaten verbunden, um den Verbleib der Akte zu erfragen, oder mit der manuellen Zuordnung und Ablage von E-Mail-Anhängen wie Aufträgen und Rechnungen. Dies wirkt sich sowohl auf den Mandanten als auch auf die ausführende Anwaltskanzlei aus. Die Folge sind Verzögerungen, ineffiziente Prozesse und Medienbrüche. Um dies zu vermeiden, nutzt die Kanzlei Blau in Zusammenarbeit mit einem großen Direktversicherer das „Insurance Gateway“ von SoftProject: Der Prozess des Zugriffs auf Akten wird automatisiert und beschleunigt, während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit gesteigert wird.
Eine Plattform für alle am Prozess beteiligten Parteien vereinfacht den Zugriff auf Dateien.
Ein Unfall auf der Autobahn A24 zwischen Hamburg und Berlin. Die Folge: Personen- und Sachschäden. Die Polizei nimmt den Unfall auf, legt eine Akte an, vergibt eine Aktennummer und leitet den Fall office Untersuchung an die zuständige office weiter. Wenn ein Versicherer den Schadenfall nachvollziehen und bewerten möchte, ist der Zugriff auf die Ermittlungsakte erforderlich. Während die Kanzlei früher per E-Mail beauftragt wurde, erfolgt der Auftrag nun über das „Insurance Gateway“, eine intelligente Plattform, die den Datenaustausch zwischen angeschlossenen Versicherern und Carla Blau automatisiert und verwaltet. Das Besondere daran: Sowohl die Kanzlei als auch die Mitarbeiter des Versicherungsunternehmens können wie gewohnt auf ihren eigenen Systemen und über vertraute Benutzeroberflächen weiterarbeiten und müssen kein externes Drittsystem nutzen.
Der Austausch von Daten und Informationen in Echtzeit beschleunigt Prozesse
Sobald Carla Blau und ihr Team den Auftrag annehmen, sieht der Schadensregulierer der Versicherung sofort, wann sie die Akte bei der zuständigen Behörde anfordern werden und wann die Aktenkopie in der Kanzlei erstellt wird. „Wenn die Beschaffung einer Akte in einem bestimmten Fall etwas länger dauert, erfassen wir dies mit einem einzigen Klick in unserem System. Informationen über Verzögerungen und beispielsweise darüber, dass wir office eine Erinnerung an die office geschickt haben, werden dann direkt und automatisch über das Insurance Gateway an unsere Mandanten weitergeleitet. So bleibt der Mandant jederzeit auf dem Laufenden, und wir ersparen uns den Aufwand, Statusberichte per E-Mail oder Telefon zu versenden“, sagt Carla Blau. Das vereinfacht den Prozess für beide Seiten und spart Ressourcen, Zeit und Geld.
Eine durchgängige Digitalisierung von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsstellung verhindert Medienbrüche.
Sobald die Akte in der Kanzlei eintrifft, digitalisiert das Team die relevanten Auszüge, beispielsweise als PDF-Datei, und stellt sie über die „Akte.pro“-Schnittstelle der Kanzlei zur Verfügung. Das „Insurance Gateway“ ruft die Dateien über die Schnittstelle ab und sendet sie an die Versicherungsgesellschaft. Der dortige Schadensregulierer erhält eine Benachrichtigung, dass er nun auf die Informationen zugreifen und diese einsehen kann – direkt im eigenen System der Versicherungsgesellschaft und ohne Medienbrüche. Die Kanzlei stellt dem Mandanten zudem die Rechnung für den abgeschlossenen Aktenprüfungsauftrag über das Insurance Gateway zur Verfügung. „Dadurch entfällt der Aufwand für den Austausch von gesammelten Rechnungen per E-Mail, und alle zugehörigen Informationen werden automatisch zentral an einem Ort gespeichert“, erklärt Rechtsanwalt Blau.
Manchmal sind Akten „nicht auffindbar“, weil sie gerade im Umlauf sind oder zwischen zwei Behörden weitergeleitet werden. In solchen Fällen ermitteln unsere erfahrenen und sorgfältigen Mitarbeiter telefonisch den aktuellen Verbleib der Akte und fordern diese an. Alle weiteren Schritte erfolgen automatisiert zwischen Akte.pro, Insurance Gateway und dem Dienstleisterportal der Versicherungsgesellschaft.
Carla Blau
Eine einzige, sofort einsatzbereite Schnittstelle bietet großes Potenzial.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Implementierung des Insurance Gateway von SoftProject“, sagt Peter M. Scholz, der die Anwaltskanzlei Blau in Fragen der Digitalisierung und bei der Einbindung neuer Mandanten berät, „denn es gewährleistet einen nahtlosen Datenaustausch zwischen uns und unserem Mandanten.“ Er erklärt, dass eine einfache Konfiguration es ihnen ermöglicht, über die Akte.pro-Schnittstelle zahlreiche weitere Mandanten anzubinden, mit ihnen zu kommunizieren und ihren Mandantenstamm bei Bedarf ohne Entwicklungsaufwand zu erweitern. Ebenso können Versicherer über das Insurance Gateway eine beliebige Anzahl von Dienstleistern anbinden und so ihre Prozesse beschleunigen.
Standardisierte Daten und Formate gewährleisten reibungslose Abläufe.
Unabhängig davon, welche Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessbeteiligten verbunden werden müssen, wandelt das Insurance Gateway alle Daten und Dokumente automatisch in das erforderliche Format um. Dies gewährleistet einen nahtlosen Datenaustausch ohne Medienbrüche und eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Partnern. Darüber hinaus lassen sich verschiedene Dienste und Apps problemlos in die Prozesse integrieren, sodass diese jederzeit an aktuelle Anforderungen angepasst werden können.
