Carla Blau et son équipe traitent chaque jour plus de 270 demandes d’accès à des dossiers pour des clients dans toute l’Allemagne. Depuis plus de 20 ans, le cabinet d’avocats Blau, basé à Berlin, assiste ses clients dans leurs démarches d’accès aux dossiers dans le cadre de procédures pénales et d’infractions administratives. Ils demandent les dossiers d’enquête au office au tribunal, en préparent des extraits et les envoient au client. Le cabinet a développé des processus particulièrement efficaces pour le secteur des assurances, certifiés selon la norme ISO 9001:2015. Ces processus s’appuient notamment sur Insurance Gateway, un composant de la plateforme de numérisation X4 BPMS, qui accélère les flux de travail et permet de gagner du temps et de réduire la charge de travail tant pour son propre personnel que pour les collaborateurs de ses clients.
L’accès aux dossiers – depuis la prise de contact initiale avec le client jusqu’à la facturation finale – implique des appels téléphoniques réguliers pour se renseigner sur l’emplacement du dossier, ainsi que l’attribution et le classement manuels des pièces jointes aux e-mails, telles que les commandes et les factures. Cela affecte à la fois le client et le cabinet d’avocats chargé du dossier. Il en résulte des retards, des processus inefficaces et des ruptures de continuité dans les supports. Pour éviter cela, le cabinet d’avocats Blau, en collaboration avec une grande compagnie d’assurance directe, utilise Insurance Gateway de SoftProject : le processus d’accès aux dossiers est automatisé et accéléré, tout en améliorant la satisfaction des clients.
Une plateforme destinée à toutes les parties prenantes du processus facilite l'accès aux dossiers.
Une collision sur l'autoroute A24 entre Hambourg et Berlin. Bilan : des blessés et des dégâts matériels. La police constate l'accident, constitue un dossier sur l'incident, lui attribue un numéro de dossier et le transmet au office compétent office enquête. Si un assureur souhaite comprendre et évaluer la demande d’indemnisation, il doit avoir accès au dossier d’enquête. Alors qu’auparavant, le cabinet d’avocats était mandaté par e-mail, il l’est désormais via Insurance Gateway, une plateforme intelligente qui automatise et gère l’échange de données entre les assureurs connectés et Carla Blau. Particularité : tant le cabinet d’avocats que les collaborateurs de la compagnie d’assurance peuvent continuer à travailler comme d’habitude sur leurs propres systèmes et interfaces familières, sans avoir à recourir à un système tiers externe.
L'échange de données et d'informations en temps réel accélère les processus
Dès que Carla Blau et son équipe acceptent la mission, l’expert en sinistres de la compagnie d’assurance voit immédiatement quand ils vont demander le dossier à l’autorité compétente et quand la copie du dossier sera créée au sein du cabinet d’avocats. « Si l’obtention d’un dossier prend un peu plus de temps dans un cas particulier, nous l’enregistrons dans notre système d’un simple clic. Les informations relatives aux retards et, par exemple, le fait que nous ayons envoyé un rappel au office , sont ensuite transmises directement et automatiquement à nos clients via l’Insurance Gateway. Le client reste ainsi informé à tout moment, et cela nous évite d’avoir à envoyer des rapports d’avancement par e-mail ou par téléphone », explique Carla Blau. Cela simplifie le processus pour les deux parties, tout en permettant d’économiser des ressources, du temps et de l’argent.
La numérisation de bout en bout, de la passation de commande à la facturation, permet d'éviter les ruptures de support.
Dès que le dossier parvient au cabinet d’avocats, l’équipe numérise les extraits pertinents, par exemple au format PDF, et les met à disposition via l’interface Akte.pro du cabinet. Insurance Gateway récupère les fichiers via cette interface et les transmet à la compagnie d’assurance. L’expert en sinistres de cette dernière reçoit alors une notification l’informant qu’il peut désormais accéder aux informations et les consulter – directement dans le système propre à la compagnie d’assurance et sans aucune rupture de support. Le cabinet d’avocats transmet également au client la facture relative à la demande d’examen du dossier traitée via Insurance Gateway. « Cela évite d’avoir à échanger les factures par e-mail, et toutes les informations associées sont automatiquement stockées de manière centralisée en un seul endroit », explique Maître Blau.
Il arrive parfois que des dossiers soient « introuvables » parce qu’ils sont en cours de traitement ou en cours de transfert entre deux administrations. Dans ce cas, notre équipe expérimentée et rigoureuse se chargera de localiser le dossier par téléphone et d’en demander la transmission. Toutes les autres étapes sont automatisées entre Akte.pro, Insurance Gateway et le portail du prestataire de services de la compagnie d’assurance.
Carla Blau
Une interface unique et prête à l'emploi offre un formidable potentiel.
« Nous sommes très satisfaits de la mise en œuvre de l’Insurance Gateway de SoftProject », déclare Peter M. Scholz, qui conseille le cabinet d’avocats Blau sur les questions de numérisation et d’intégration de nouveaux clients, « car cela garantit un échange de données fluide entre nous et notre client. » Il explique qu’une configuration simple leur permet de connecter de nombreux clients supplémentaires via l’interface Akte.pro, de communiquer avec eux et d’élargir leur portefeuille de clients selon leurs besoins, sans aucun effort de développement. De même, les assureurs peuvent connecter un nombre illimité de prestataires de services via l’Insurance Gateway, accélérant ainsi leurs processus.
La normalisation des données et des formats garantit le bon déroulement des processus.
Quelles que soient les interfaces à connecter entre les différents acteurs du processus, Insurance Gateway convertit automatiquement toutes les données et tous les documents au format requis. Cela garantit un échange de données fluide, sans rupture de support, ainsi qu’une collaboration efficace entre les partenaires. De plus, divers services et applications peuvent être facilement intégrés aux processus, ce qui permet de les adapter à tout moment aux exigences actuelles.
