Au début d’un projet de numérisation, de nombreuses questions se posent souvent : de combien de temps et de budget dispose-t-on ? La personnalisation peut-elle être prise en charge par le personnel interne ? Existe-t-il des exigences en matière de gestion des risques ou de sécurité ? Les réponses à bon nombre de ces questions déterminent souvent s’il vaut mieux acheter une solution ou la développer en interne.
Développement en interne : adapté à vos besoins
L’avantage du développement en interne est évident : les besoins spécifiques de l’entreprise peuvent être pris en compte directement et mis en œuvre de manière précise et sur mesure. Grâce à une communication étroite, la solution qui en résulte reste agile et flexible même après le lancement du projet. Cependant, cette approche de la numérisation présente également des inconvénients. Si les coûts de développement plus élevés sont généralement justifiés par le niveau de personnalisation et la capacité à se démarquer de la concurrence, les efforts de documentation dépassent souvent de loin les estimations initiales. En effet, les cas limites — idéalement identifiés lors de l’assurance qualité, mais souvent découverts seulement après la mise en service — doivent être analysés et documentés par du personnel qualifié afin de s’assurer qu’ils ne constituent pas un risque pour le processus numérisé.
Grâce au développement en interne, il est possible de répondre directement aux besoins spécifiques et de les satisfaire avec précision.
Les efforts nécessaires à l’analyse des besoins sont également souvent sous-estimés : alors que les parties prenantes connaissent le processus dans les moindres détails, les développeurs doivent d’abord se forger leur propre compréhension de ses subtilités. Il est donc essentiel de les impliquer dès le début. Sinon, on court le risque de voir apparaître des hypothèses implicites qui, dans le pire des cas, peuvent avoir un impact négatif sur les opérations après la mise en service. À tout le moins, ces problèmes de communication peuvent entraîner une moindre adhésion à la solution de la part des utilisateurs métier.
Au début d’un projet de numérisation, de nombreuses questions se posent souvent : de combien de temps et de budget dispose-t-on ? La personnalisation peut-elle être prise en charge par le personnel interne ? Existe-t-il des exigences en matière de gestion des risques ou de sécurité ? Les réponses à bon nombre de ces questions déterminent souvent s’il vaut mieux acheter une solution ou la développer en interne.
Solution standard : prête à l'emploi en un clin d'œil
Une entreprise peut éviter les inconvénients mentionnés ci-dessus en optant pour une solution standard. Cela s'avère particulièrement simple lorsque les processus sous-jacents sont déjà étroitement alignés sur les normes du secteur. Si l'achat d'un logiciel standard se fait au détriment de la personnalisation, le temps et les efforts requis ne représentent qu'une fraction de ceux nécessaires à un développement en interne. Les ressources ainsi libérées peuvent alors être affectées à des domaines où des solutions sur mesure s'avèrent pertinentes.
Une solution achetée est souvent immédiatement, ou du moins rapidement, prête à l'emploi. Cela constitue un avantage dans le cadre des projets de numérisation, car le délai plus court entre le lancement du projet et sa mise en service signifie que le soutien de la direction ne doit être assuré que pendant une période plus courte. La direction bénéficie ainsi de la rapidité entre la prise de décision et la mise en œuvre. Par conséquent, l'achat d'une solution n'implique pas nécessairement une perte de flexibilité.
Un autre avantage évident réside dans le fait que les contrats de maintenance rendent les coûts récurrents plus transparents et plus prévisibles. À l'inverse, les coûts de maintenance liés au développement en interne sont souvent difficiles à estimer sur le long terme. Les solutions standard ont déjà fait leurs preuves dans la pratique, et en les acquérant, les entreprises investissent également dans la maturité du produit et peuvent s'appuyer sur l'expérience du secteur dans leur processus décisionnel.
Malgré tous ces avantages, les logiciels standard présentent également un risque important. Dans les projets de numérisation, il est souvent nécessaire d’obtenir l’adhésion des services opérationnels. Si cette adhésion ne peut être obtenue avec une solution standard, cela peut entraîner une augmentation significative des coûts du projet, surtout si cette prise de conscience n’intervient pas dès la phase de planification. Dans de tels cas, la solution achetée doit être personnalisée pour répondre aux exigences métier spécifiques. Cela n’est souvent possible que dans une mesure limitée et peut donner lieu à des fragments de code complexes et difficiles à maintenir. La solution évidente — adapter les processus métier parallèlement à la mise en œuvre du logiciel — est l’une des tâches les plus difficiles dans tout projet de numérisation.
Le meilleur des deux mondes
Ce défi peut être relevé grâce à une approche hybride, dans laquelle une partie du processus est gérée à l’aide de logiciels standard, tandis qu’une autre partie reste sous le contrôle de l’entreprise. La solution consiste à externaliser les fonctions standard vers le cloud. Par exemple, la transformation des données selon des normes sectorielles telles que l’EDI, le DV90 ou BiPRO exemples tirés du secteur de l’assurance) peut être prise en charge par des services cloud, tandis que les ensembles de données requis sont générés en interne par des logiciels propriétaires.
Avec X4 BPMS, les avantages de ces deux approches sont combinés et encore améliorés.
Outre le fait qu’elle combine les avantages d’un développement entièrement en interne et ceux des solutions standard, l’approche hybride permet également d’adapter facilement les composants de processus basés sur le cloud à la croissance de l’entreprise. Les coûts évoluent en conséquence : de nombreuses solutions cloud proposent des modèles de tarification à la transaction, dans lesquels les coûts sont calculés en fonction de l’utilisation plutôt que sur la base de forfaits fixes. Cela s’avère particulièrement intéressant lors des premières étapes de la numérisation.
X4 BPMS va encore plus loin : outre les solutions cloud spécifiques à chaque secteur d'activité, l'infrastructure sous-jacente est également disponible pour une utilisation sur site. L'approche « low-code », associée à plus de 200 adaptateurs intégrés, facilite la connexion des services cloud aux développements internes existants ainsi qu'aux logiciels standard issus d'autres processus.
