Zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts tauchen oft viele Fragen auf: Wie viel Zeit und Budget stehen zur Verfügung? Kann die Anpassung durch interne Mitarbeiter vorgenommen werden? Gibt es Anforderungen hinsichtlich Risikomanagement oder Sicherheit? Die Antworten auf viele dieser Fragen entscheiden oft darüber, ob eine Lösung gekauft oder intern entwickelt werden sollte.
Eigenentwicklung: maßgeschneidert für Ihre Bedürfnisse
Der Vorteil einer Eigenentwicklung liegt auf der Hand: Auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens kann direkt eingegangen und diese präzise und maßgeschneidert umgesetzt werden. Dank enger Kommunikation bleibt die daraus resultierende Lösung auch nach Projektbeginn agil und flexibel. Dieser Ansatz zur Digitalisierung hat jedoch auch seine Nachteile. Während höhere Entwicklungskosten in der Regel durch den Grad der Individualisierung und die Möglichkeit zur Differenzierung gegenüber Wettbewerbern gerechtfertigt sind, übersteigt der Dokumentationsaufwand oft die ursprünglichen Schätzungen bei weitem. Dies liegt daran, dass Randfälle – die im Idealfall bereits während der Qualitätssicherung identifiziert, oft jedoch erst nach der Inbetriebnahme entdeckt werden – von qualifiziertem Personal analysiert und dokumentiert werden müssen, um sicherzustellen, dass sie kein Risiko für den digitalisierten Prozess darstellen.
Durch die Eigenentwicklung können individuelle Anforderungen direkt berücksichtigt und präzise umgesetzt werden.
Auch der Aufwand für die Anforderungsanalyse wird häufig unterschätzt: Während die Stakeholder den Prozess im Detail kennen, müssen sich Softwareentwickler zunächst ein eigenes Verständnis für dessen Feinheiten aneignen. Daher ist es unerlässlich, sie frühzeitig einzubeziehen. Andernfalls besteht die Gefahr impliziter Annahmen, die sich im schlimmsten Fall nach der Inbetriebnahme negativ auf den Betrieb auswirken können. Zumindest können solche Kommunikationsprobleme zu einer geringeren Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern führen.
Zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts tauchen oft viele Fragen auf: Wie viel Zeit und Budget stehen zur Verfügung? Kann die Anpassung durch interne Mitarbeiter vorgenommen werden? Gibt es Anforderungen hinsichtlich Risikomanagement oder Sicherheit? Die Antworten auf viele dieser Fragen entscheiden oft darüber, ob eine Lösung gekauft oder intern entwickelt werden sollte.
Standardlösung: schnell einsatzbereit
Ein Unternehmen kann die oben genannten Nachteile vermeiden, indem es eine Standardlösung erwirbt. Dies ist besonders einfach, wenn die zugrunde liegenden Prozesse bereits weitgehend den Branchenstandards entsprechen. Zwar geht der Kauf von Standardsoftware zu Lasten der Individualität, doch betragen der Zeit- und Arbeitsaufwand nur einen Bruchteil dessen, was für eine Eigenentwicklung erforderlich wäre. Die dadurch frei werdenden Ressourcen können dann in Bereichen eingesetzt werden, in denen maßgeschneiderte Lösungen sinnvoll sind.
Eine gekaufte Lösung ist oft sofort oder zumindest schnell einsatzbereit. Dies ist bei Digitalisierungsprojekten von Vorteil, da die kürzere Zeitspanne zwischen Projektstart und Inbetriebnahme bedeutet, dass die Unterstützung durch die Geschäftsleitung nur für einen kürzeren Zeitraum aufrechterhalten werden muss. Die Geschäftsleitung profitiert von der Unmittelbarkeit zwischen Entscheidung und Umsetzung. Daher bedeutet der Kauf einer Lösung nicht zwangsläufig einen Verlust an Flexibilität.
Ein weiterer klarer Vorteil besteht darin, dass Wartungsverträge die laufenden Kosten transparenter und besser vorhersehbar machen. Im Gegensatz dazu lassen sich die Wartungskosten bei einer Eigenentwicklung langfristig oft nur schwer abschätzen. Standardlösungen haben sich im praktischen Einsatz bereits bewährt, und durch ihren Erwerb investieren Unternehmen zudem in die Produktreife und können bei ihren Entscheidungsprozessen auf Branchenerfahrung zurückgreifen.
Trotz all dieser Vorteile birgt Standardsoftware auch ein erhebliches Risiko. Bei Digitalisierungsprojekten ist es oft notwendig, Akzeptanz in den Fachabteilungen zu gewinnen. Lässt sich diese Akzeptanz mit einer Standardlösung nicht erreichen, kann dies zu einem erheblichen Anstieg der Projektkosten führen – insbesondere, wenn dies nicht bereits in der Planungsphase erkannt wird. In solchen Fällen muss die erworbene Lösung an spezifische geschäftliche Anforderungen angepasst werden. Dies ist oft nur in begrenztem Umfang möglich und kann zu komplexen, schwer zu wartenden Codefragmenten führen. Die naheliegende Lösung – die Anpassung der Geschäftsprozesse parallel zur Implementierung der Software – ist eine der größten Herausforderungen in jedem Digitalisierungsprojekt.
Das Beste aus beiden Welten
Diese Herausforderung lässt sich mit einem hybriden Ansatz bewältigen, bei dem ein Teil des Prozesses mithilfe von Standardsoftware abgewickelt wird, während ein anderer Teil unter der Kontrolle des Unternehmens bleibt. Die Lösung besteht darin, Standardfunktionen in die Cloud auszulagern. So kann beispielsweise die Datenumwandlung in Branchenstandards wie EDI, DV90 oder BiPRO Beispiele aus der Versicherungsbranche) durch Cloud-Dienste übernommen werden, während die erforderlichen Datensätze intern durch firmeneigene Software generiert werden.
Mit X4 BPMS werden die Vorteile beider Ansätze kombiniert und weiter ausgebaut.
Der hybride Ansatz vereint nicht nur die Vorteile einer vollständigen Eigenentwicklung mit denen von Standardlösungen, sondern ermöglicht es zudem, cloudbasierte Prozesskomponenten problemlos an das Unternehmenswachstum anzupassen. Die Kosten skalieren entsprechend: Viele Cloud-Lösungen bieten transaktionsbasierte Preismodelle an, bei denen die Kosten nicht nach festen Sätzen, sondern anhand der Nutzung berechnet werden. Dies ist insbesondere in den frühen Phasen der Digitalisierung attraktiv.
X4 BPMS geht noch einen Schritt weiter: Neben branchenspezifischen Cloud-Lösungen steht die zugrunde liegende Infrastruktur auch für den Einsatz vor Ort zur Verfügung. Der Low-Code-Ansatz in Kombination mit über 200 integrierten Adaptern erleichtert die Anbindung von Cloud-Diensten an bestehende Eigenentwicklungen sowie an Standardsoftware aus anderen Prozessen.
